電子傳真機由于其簡單快捷、保密性好、操作方便等特點，在各級公安機關的文件傳遞中仍然起著不可缺少的作用。近些年來，低碳環(huán)保理念的普及帶熱了綠色傳真的應用，在公安系統(tǒng)中，由金恒科技(深圳)有限公司推出的AOFAX各種型號的數(shù)碼傳真機、電腦傳真、無紙傳真、電子傳真機、網(wǎng)絡傳真機、電腦傳真軟件、傳真卡、傳真群發(fā)設備、網(wǎng)絡傳真系統(tǒng)、傳真服務器等也同樣被大量采用。
在公安部門應用的各種新型電子傳真中，最能代表其行業(yè)特點的是AOFAX公安專用傳真系統(tǒng)(也稱為公安傳真普發(fā)系統(tǒng))了。AOFAX公安傳真系統(tǒng)由國內電子傳真的領軍企業(yè)---金恒科技(深圳)有限公司研發(fā)生產(chǎn)，它同時支持多條傳真線路，支持傳真自動發(fā)送、傳真群發(fā)、自動語音導航、樹型電話簿、多操作員登錄、收文確認、傳真自動存檔、智能查找等多項強大功能。AOFAX傳真服務器在媒體和網(wǎng)絡上的介紹文章和應用案例已非常多，為節(jié)省篇幅，本文將專門介紹AOFAX公安專用服務器的兩種收文確認功能及其優(yōu)缺點分析。
所謂收文確認，是指上級機關(發(fā)文單位)給下屬部門(收文單位)發(fā)送傳真后，收文單位要給發(fā)文單位回復信息，以確保傳真件已經(jīng)正確接收的過程。
收文確認目前主要有兩種方式，一種是傳真回執(zhí)確認，這種方式的確認過程為：
1、 在每份傳真報文前增加一個回執(zhí)頁面，標明傳*題和傳真的文件流水號;
2、 傳真服務器將傳真群發(fā)到各收文單位;
3、 收文單位接收人在傳真回執(zhí)頁面簽字;
4、 收文單位撥通發(fā)文單位傳真服務器的傳真號碼，根據(jù)傳真服務器的語音提示，輸入回執(zhí)上的文件流水號;
5、 收文單位將回執(zhí)發(fā)送到發(fā)文單位的傳真服務器;
6、 根據(jù)接收回執(zhí)時收到的文件流水號，傳真服務器將發(fā)出的傳真與回執(zhí)自動配對，同時在發(fā)送記錄中清晰顯示;
7、 超過一定時間沒有收到回執(zhí)的，通過人工方式聯(lián)系該收文單位。
另一種方式是接收工號確認，每一個收文單位均指定若干接收人，每個接收人分配一個三位數(shù)的工號以及三位數(shù)的密碼，其確認過程如下：
1、 傳真服務器自動撥通收文單位的傳真號碼，發(fā)出語音提示“請輸入工號”，等待收文單位接收人摘機，并輸入工號;
2、 驗證接收工號后，發(fā)出語音提示“請輸入密碼”，等待接收人輸入密碼;
3、 驗證對應密碼后，提示“請按開始鍵接收傳真”，接收人按開始鍵后，將傳真發(fā)出;
4、 傳真服務器自動記錄傳真發(fā)送情況，及接收人的工號信息。
5、 超過一定時間沒有發(fā)送成功的，通過人工方式聯(lián)系該收文單位。
說到這里讀者就會立刻比較出，采用接收工號確認方式，明顯好于傳真回執(zhí)確認方式，原因如下：
1、 即時性：接收工號確認方式可以立即知道收文單位是否收到，而傳真回執(zhí)方式存在時延。
2、 安全性：用傳真回執(zhí)方式，發(fā)出傳真后，可能會因為對方無人值守造成文件丟失，或被不該看的人看到，但接收工號確認方式不會出現(xiàn)這樣的情況。
3、 發(fā)送速度：發(fā)文單位需要將傳真回執(zhí)頁面通過傳真發(fā)出去，收文單位添好后再把傳真回執(zhí)發(fā)回來，浪費不必要的時間，影響傳真收發(fā)速度和線路占線的概率。
4、 工作效率：對收文單位而言，傳真回執(zhí)方式的工作量遠大于接收工號確認方式。
因此，從目前各地已經(jīng)上馬AOFAX公安專用傳真系統(tǒng)的情況看，幾乎都選用接收工號確認方式，只是執(zhí)行過程略有差異，比如，部分地方公安廳局為進一步簡化程序，采用傳真號碼-接收工號兩級對應的驗證方式，而不是上文中提到的傳真號碼-接收工號-工號密碼三級對應的驗證方式。
AOFAX公安傳真服務器系統(tǒng)已被公安部直屬機關和多地公安廳、公安局、公安分局、110指揮中心、交通管理指揮中心、武警部隊等單位所采用，為公安部門提高了效率，節(jié)省了人力，取得了良好的社會效益。更多關于AOFAX電子傳真機和傳真服務器的信息請參考中國傲發(fā)網(wǎng)www.AOFAX.com。
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