公共事業(yè)企業(yè)在發(fā)展過程中，遇到的最大問題往往是招采流程的管理問題。隨著技術升級，公共事業(yè)企業(yè)逐漸采用先進的電子招采技術和策略來改善招采流程。
先進的電子招采技術功能包括采購申請創(chuàng)建和工作流工具、訪問供應商產(chǎn)品目錄、采購訂單創(chuàng)建工具、訂單生命周期管理以及與會計和ERP系統(tǒng)的集成。如現(xiàn)代電子招采軟件8Manage SRM便可在采購到付款（P2P）的許多領域提供廣泛的控制，包括審批工作流。通過這種控制，管理員可以創(chuàng)建詳細的路徑流程和審批順序，以便快速發(fā)送文檔，同時維護敏感財務數(shù)據(jù)的安全性。公共事業(yè)企業(yè)還可以配置基于角色的系統(tǒng)訪問權限，或按支出類別限制某些購買。
除了控制支出，像8Manage SRM這類電子招采解決方案還提供平臺上進行的所有活動的完全可見性。審計跟蹤記錄涵蓋采購申請和采購生命周期，管理員和審批者可隨時實時查看審批狀態(tài)和訂單狀態(tài)。這消除了P2P生命周期中經(jīng)常出現(xiàn)的人工流程盲點，有助于在未來的審計中協(xié)助實現(xiàn)合規(guī)。
除此之外，8Manage SRM電子招采平臺的使用非常便捷，它提供廣泛的API接口，能與現(xiàn)有的財務系統(tǒng)集成。當用戶創(chuàng)建采購申請時，他們可以利用ERP中已經(jīng)存在的信息，例如部門、總帳科目和供應商數(shù)據(jù)。 企業(yè)還可以控制哪些帳戶代碼可以使用并設置默認值，從而減少自訂單生命周期開始就出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錯誤。
以下詳細介紹了電子招采功能改善公用事業(yè)公司招采業(yè)務的4種方法：
預算管理
公共事業(yè)單位歷來使用以預算和項目為基礎的采購策略來幫助他們控制財務狀況。然而，事實證明，在不斷增加的內(nèi)部壓力下，在部門預算縮減的情況下，這種方法不再適用。相比之下，針對公共事業(yè)行業(yè)的需求而量身定制的電子招采解決方案，企業(yè)能夠在費用產(chǎn)生前看到采購對預算的潛在影響。當超出預算限制時，電子招采解決方案會顯示警告，或通過特殊審批工作流發(fā)送采購申請。
項目管理
對于具有大量基于項目采購的公共事業(yè)公司而言，另一項必要的招采功能是針對項目設置采購申請的能力。該軟件自動將購買請求與項目管理系統(tǒng)和其他財務系統(tǒng)中基于項目的活動聯(lián)系起來。這種自動化功能使請求者和購買者可以保持遵從性，并實時查看其項目。采購解決方案應提供本地的項目管理功能，與第三方項目管理系統(tǒng)的合作關系，或與客戶現(xiàn)有的項目管理系統(tǒng)連接的集成功能。
可持續(xù)的招采模式
消費者期望的轉(zhuǎn)變極大地改變了公共事業(yè)行業(yè)內(nèi)外的商業(yè)環(huán)境。在某些領域，沒在本地市場上經(jīng)歷過激烈競爭的公司，現(xiàn)在正設法留住客戶，這些客戶對如何以及從何處獲得公共事業(yè)有新的選擇。
為了在競爭激烈的環(huán)境中生存，公司必須做的不僅僅是改變其尋源和提供服務的方式，還必須在其業(yè)務所有領域采用一個更環(huán)保和可持續(xù)的模式。使用8Manage SRM電子招采軟件不僅能降低成本，還能通過減少紙張消耗來降低公司的成本。
戰(zhàn)略性招采
使用人工流程管理招采通常需要更多時間，這些時間不僅用于執(zhí)行基本的招采功能，而且還用于解決因缺乏可見性和對支出的控制有限而引起的問題。
在這個行業(yè)不斷變化的環(huán)境中，公共事業(yè)公司必須具有創(chuàng)新精神和競爭力，這樣才能保持生存。處理因招采效率低下而引起的問題，不應成為實現(xiàn)其計劃和目標的障礙。通過消除人工流程和實現(xiàn)招采自動化，公司可以將勞動力和資源從低價值的任務解放出來，重新分配到更具戰(zhàn)略性的計劃中。對于一些公司來說，將重點從戰(zhàn)術性招采轉(zhuǎn)移到戰(zhàn)略性招采的能力可以大大鞏固其業(yè)務的未來。
公共事業(yè)單位采用電子招采策略，標志著企業(yè)邁向信息化發(fā)展，通過電子招采策略，有效規(guī)范事業(yè)單位采購行為，防止腐敗現(xiàn)象滋生。http://www.8manage.cn/
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