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工時(shí)表清晰地闡明所用時(shí)間的期望和結(jié)果。實(shí)際上，對于雇主和員工來說，實(shí)施工時(shí)表管理 有很多好處。

對雇主的好處：

1、改善成本和預(yù)算編制

從工資單的角度來看，辦公室職員花費(fèi)的時(shí)間是一項(xiàng)相對固定的成本，但工作類別可能有所不同。員工可能在處理不同的項(xiàng)目，可能在為不同的客戶或不同的部門工作。

為了優(yōu)化工資單及其他方面的預(yù)算編制和成本計(jì)算，你需要知道員工的工資具體花在哪些方面。如果不跟蹤實(shí)際工時(shí)，企業(yè)只能靠猜測估算員工工時(shí)，這反過來會影響編制項(xiàng)目、客戶工作等方面預(yù)算的精確度。

2、改善績效

在許多辦公環(huán)境中，員工機(jī)械式地應(yīng)對沒完沒了的任務(wù)和會議。他們在午休時(shí)間爭分奪秒，下班時(shí)也不考慮花在其他活動(dòng)上的時(shí)間。

通過引進(jìn)機(jī)會，跟蹤員工在各項(xiàng)活動(dòng)上所花的時(shí)間，雇主能溫和地驅(qū)動(dòng)員工思考效率問題。同時(shí)，員工也開始評估自身花費(fèi)時(shí)間的方式，并可能做一些改進(jìn)和調(diào)整，幫助員工更好地規(guī)劃他們的工作日。這兩者結(jié)合將巧妙地提高績效。

3、改善開票流程

在沒有嚴(yán)格“計(jì)費(fèi)工時(shí)”政策的企業(yè)中，處于辦公時(shí)間的員工通常不向客戶收費(fèi)，或根據(jù)估算值或商定的總額進(jìn)行收費(fèi)。此方法可能有一些優(yōu)點(diǎn)，但也是造成收入損失的潛在原因。

高級管理人員通常會獲得更高的福利待遇，因此他們的時(shí)間更加昂貴。如果不跟蹤他們的工時(shí)，企業(yè)可能會陷入這樣愚蠢的境地：

“一名時(shí)薪為150元的初級顧問花了4個(gè)小時(shí)幫助客戶，這是客戶需要付費(fèi)的時(shí)間。然而，這位顧問需要經(jīng)理的幫助，時(shí)薪為300元的經(jīng)理花了2個(gè)小時(shí)幫助他的初級同事。”

在最好的情況下，如果不考慮經(jīng)理在此特定交易上花費(fèi)的時(shí)間，提供服務(wù)的成本就會遭歪曲。但可能的情況是，客戶應(yīng)該為這項(xiàng)服務(wù)支付兩倍的費(fèi)用，因?yàn)檫€有更多的工作要做。

4、改善計(jì)劃

從審批和管理的角度來看，不斷增加的員工數(shù)也是個(gè)問題，尤其是大型公司。如果對辦公室職員的時(shí)間分配沒有確切地了解，你就很難爭論為什么需要增加人手。

如果公司計(jì)劃通過增加更多的項(xiàng)目、客戶等來進(jìn)行發(fā)展，那么就需要評估可用資源。如果現(xiàn)有資源客觀上具有95%的容量，那么在額外資源不增加的情況下，接收更多的工作可能會造成災(zāi)難性后果。公司最終可能會對客戶過度承諾，然后在聲譽(yù)和收入上造成更大的損失。

5、降低成本

這不是跟蹤員工時(shí)的主要目的，但承認(rèn)這一點(diǎn)仍然非常重要。彈性工作時(shí)間會增加員工懈怠的風(fēng)險(xiǎn)。但是，企業(yè)不希望向假裝全心全意工作、實(shí)際只有一半時(shí)間在工作的員工支付全職薪酬。

對于辦公室職員來說，使用匯總的工時(shí)是個(gè)非常好的選擇。如果你的員工意識到，他這個(gè)月的工作時(shí)間少了，那么他就應(yīng)該在下個(gè)月進(jìn)行補(bǔ)償，否則薪資就會稍微受到影響。這樣能平衡工作環(huán)境，但重要的是創(chuàng)建開放性對話。如果員工意識到自己每個(gè)月工作的時(shí)間在減少，那么他可能會進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而降低工資成本。

對員工的好處：

1、更明確的期望

辦公室里關(guān)于時(shí)間的普遍觀點(diǎn)是，所有事情都應(yīng)該在一定的期限內(nèi)完成。但未完成的工作堆積如山，優(yōu)先級逐漸變得模糊，員工開始糾結(jié)該做什么。他們必須不斷為下一步做決定，這反而是壓力的另一個(gè)來源。

通過向經(jīng)理提供活動(dòng)相關(guān)信息，他們可以找到?jīng)Q策的來源。一段時(shí)間的工時(shí)有限，在決定什么可以做和將要做什么時(shí)，保持坦誠是必須的，雙方要明確需求。

2、增強(qiáng)的時(shí)間控制

如果不加以衡量，就無法改進(jìn)。這樣做，你就能更好地計(jì)劃、安排和控制活動(dòng)。彈性工作時(shí)間和附帶項(xiàng)目固然很好，但如果你有幾項(xiàng)任務(wù)，需要幾個(gè)小時(shí)來完成，但離交付只剩下一周的時(shí)間，那么顯然你需要加強(qiáng)對時(shí)間的控制。

3、更好的晉升/獎(jiǎng)金論點(diǎn)

每天早到晚走就能表明你對公司的奉獻(xiàn)嗎?還有什么比一份工時(shí)表報(bào)告更能證明那些額外時(shí)間花在重要的項(xiàng)目上呢?員工可以利用他們的活動(dòng)信息來更好地辯論，他們?yōu)槭裁从匈Y格升職或者獲得獎(jiǎng)金。其次，員工的戰(zhàn)略性和紀(jì)律性表明他們對個(gè)人目標(biāo)和公司目標(biāo)的投入。

4、工資與勞力相匹配

勞動(dòng)力短缺問題越來越嚴(yán)重，加班不再是可選項(xiàng)，在某些公司中反而是必選項(xiàng)。在某些情況下，這非常不幸，也不可避免。當(dāng)員工決定犧牲個(gè)人時(shí)間，花更多時(shí)間工作，他們就應(yīng)該得到相應(yīng)的報(bào)酬。

這不僅僅是公平的問題，而且是公司和員工之間建立信任忠誠關(guān)系的問題。許多情況下，加班工資微不足道，但承認(rèn)這種加班所帶來的影響，可能是敬業(yè)員工留下或離開到壓力較小的地方的區(qū)別。

雙方都受益于透明度的提高

綜上所述，雇主和員工都能受益于跟蹤辦公室職員和按月計(jì)工資員工的工時(shí)表。這種方法的最大好處是，可以更清楚地了解時(shí)間支出。掌握這些信息有助于就績效、薪酬、目標(biāo)等進(jìn)行認(rèn)真而誠實(shí)的交談。

一家公司從未跟蹤過固定員工的工時(shí)，這并不意味著就應(yīng)該保持這種狀態(tài)。對于外派雇員來說，跨地區(qū)、跨部門的開展日常工作，甚至穿插于多個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行任務(wù)的情況是常有的事，用傳統(tǒng)方式向上級匯報(bào)工作的辦法很是復(fù)雜。

與此同時(shí)，企業(yè)管理者也常常因無法隨時(shí)監(jiān)控該員工的時(shí)間管理及項(xiàng)目進(jìn)度，以及財(cái)務(wù)單據(jù)的遠(yuǎn)程低效傳輸而倍受困擾，這些問題都需要一款專業(yè)管理軟件來解決。

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