在項目的整個生命周期中，總會出現(xiàn)常見的項目管理問題以及各種意想不到的問題。當這些問題出現(xiàn)時，你必須準備好應(yīng)對它們，否則它們會影響項目的成果。大多數(shù)問題就其本質(zhì)而言，都是意料之外的問題，如何能確?？焖儆行У靥幚韱栴}呢?這就涉及到項目問題管理 的方法。
理想情況下，在項目開始前，你需要一個問題解決流程，確保按計劃行事，實現(xiàn)項目目標。問題管理是識別和解決問題的過程。員工或供應(yīng)商的問題、技術(shù)故障、材料短缺等都可能對項目產(chǎn)生負面影響。如果問題得不到解決，可能會造成不必要的沖突、延誤，甚至無法產(chǎn)出可交付成果。
問題與風險
問題和風險雖然不是一回事，但兩者在本質(zhì)上有共通點。在項目開始前，問題和風險都是未知的。對于風險，你通常會事先有個大概的想法，知道令人擔憂的原因。但問題往往難以預(yù)測，它可能在沒有征兆的情況下出現(xiàn)。例如，你無法找到合格的員工，這是個可識別的風險。但是，如果你的一名員工由于突發(fā)原因不能參與項目，那就成了問題。
問題日志
當問題(又稱難題、差距、矛盾或沖突)出現(xiàn)時，你需要記錄下來。創(chuàng)建問題日志，用于報告和交流項目情況。這能確?？焖儆行У靥岢鰡栴}、研究問題和解決問題。如果沒有明確的流程，你可能會忽略問題，或者沒有給予足夠的重視，直到想解決它們?yōu)闀r已晚。大多數(shù)現(xiàn)代項目管理軟件(例如8Manage PM：http://www.8manage.cn/pm/simplepm.html)都提供問題日志功能。
問題日志能幫您實現(xiàn)以下內(nèi)容：
● 擁有安全可靠的方法，供團隊成員提出問題。
● 跟蹤每個問題，并將問題分配給特定人員。
● 更輕松地分析問題，并確定問題的優(yōu)先級。
● 記錄問題解決方案，以備將來參考和項目學(xué)習(xí)。
● 監(jiān)控項目總體的運行狀況和狀態(tài)。
問題日志內(nèi)容
可以在問題日志中創(chuàng)建不同的問題類型，以更好地跟蹤問題，并分配合適的人員來解決問題。一旦發(fā)現(xiàn)問題，問題的記錄可幫助項目團隊了解如何應(yīng)對問題。問題日志內(nèi)容應(yīng)該包括以下信息：
● 技術(shù)類——與項目中的技術(shù)問題有關(guān)。
● 業(yè)務(wù)流程——與項目的設(shè)計有關(guān)。
● 變更管理——與業(yè)務(wù)變更、客戶變更或環(huán)境變更有關(guān)。
● 資源——與設(shè)備、材料或人員問題有關(guān)。
● 第三方——與銷售商、供應(yīng)商或其他外部團體的問題有關(guān)。
● 提出人——記錄誰發(fā)現(xiàn)了問題。
● 時間——記錄問題被發(fā)現(xiàn)的時間。
● 描述——提供問題相關(guān)詳情以及潛在影響。如果問題得不到解決，確定項目哪些部分將會受到影響。
● 優(yōu)先級——為問題分配優(yōu)先級。按照問題的重要程度及對項目的影響程度分為高、中、低優(yōu)先級。
● 分配人/所有者——確定誰負責解決問題。此人可能會，也可能不會實際執(zhí)行解決方案。但是，他或她負責跟蹤問題，并確保根據(jù)優(yōu)先級處理問題。
● 目標解決日期——確定解決問題的截止日期。
● 狀態(tài)——使用清晰的標簽跟蹤解決方案的進度，比如：公開、調(diào)查、實施、升級和已解決，這些標簽?zāi)軜俗R問題的總體狀態(tài)。
問題解決
問題管理的主要挑戰(zhàn)之一是，迅速解決問題，然后繼續(xù)推進工作，盡可能降低對項目的影響。問題出現(xiàn)時，問題管理框架提供決策制定的結(jié)構(gòu)。記住，在設(shè)定問題管理框架時，要考慮團隊的需求。同時，可通過8Manage PM項目管理軟件中多種有效的機制管理項目層及活動層的問題，跟蹤問題和系統(tǒng)性地解決問題：
● 把問題鏈接到相關(guān)的風險，變更需求和行動
● 提供問題地圖以幫助項目人員層層深入了解問題的來龍去脈
● 提供問題上報機制，所有上報的問題都會紅色高亮，負責人必須及時確認并處理
● 下一層活動提出的問題會自動匯總到上一層活動和項目層
解決方案實施后審查要涵蓋所有問題非常重要。越了解問題，才能為下一個項目做越充分的準備。某些問題可能再次發(fā)生，通過記錄從先前項目中學(xué)到的內(nèi)容，后續(xù)的項目團隊就能更輕松地識別和解決問題。其他問題可能是風險模式的一部分，可以通過早期風險評估來主動識別和管理這些問題。
結(jié)語
在項目開展過程中，問題管理框架提供識別和記錄問題的一種可靠方式;問題日志捕捉每個問題的詳細信息，項目團隊可快速查看問題狀態(tài)，以及負責解決此問題的人員。添加問題管理框架，你將擁有快速有效解決問題的全面計劃。這種管理問題的方法提供許多寶貴見解，可用于完善和改進未來的項目成果。利用高效的8Manage PM項目管理軟件，你將可以通過不同模塊、不同功能的實施和管理，深入了解項目的每一步實施狀況，有效管理項目問題，從而提升企業(yè)項目管控的能力。
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