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許多企業(yè)開始評估它們的采購流程，尋找能滿足他們需求的新型電子采購工具。采購流程包含以下步驟：

- 確定和預測材料或服務需求

- 評估潛在供應商

- 選擇供應商

- 發(fā)布和接收采購需求

- 持續(xù)衡量和管理供應商績效

各企業(yè)的階段可能有所不同，這取決于采購是全新的產(chǎn)品，還是采購重復的產(chǎn)品，以及超過特定金額門檻的采購是否需要詳細的審批流程。新產(chǎn)品要求采購部門花更多時間預先評估潛在供應商。重復產(chǎn)品通常都有一些現(xiàn)成的已審批供應商。即便如此，你也必須檢查現(xiàn)有采購合同是否合規(guī)，確保就最常用產(chǎn)品和服務獲得最佳交易。

過去，準備和管理必要采購文檔是個耗時的過程?，F(xiàn)在，許多公司已經(jīng)簡化公文流轉(zhuǎn)流程，通過使用電子采購工具降低所有采購所需的成本和文書工作量。電子采購軟件使公文流轉(zhuǎn)管理更加容易，通過自動化、電子生成和傳輸采購相關(guān)文件給供應商，縮短采購周期，幫助簡化業(yè)務流程。

電子采購軟件的好處

電子采購流程的好處包括：

- 消除文書工作和文書處理

- 加快識別需求、下達和接收訂單的速度

- 減少錯誤

- 改善與供應商及公司內(nèi)部成員的溝通。完善供應鏈中更好的供應商關(guān)系，為利潤創(chuàng)造更大的空間。

- 減少采購部門的間接費用

- 采購專業(yè)人員可以花更少時間處理采購訂單和發(fā)票，這讓他們有更多時間關(guān)注戰(zhàn)略采購。

這些好處吸引你在采購應用程序上進行投資，但電子采購軟件會為你節(jié)省多個領(lǐng)域的成本。你可以實時查看支出情況，確保不會超出預算。你也可以掌控異常支出，鼓勵員工從可用的在線產(chǎn)品目錄中進行采購。

電子采購解決方案非常靈活，可根據(jù)業(yè)務需求進行定制。電子采購一切都是自動化進行的，無需擔心文書丟失或等待休假不在辦公室之人的審批。而傳統(tǒng)采購由于存在犯錯空間、人工成本以及缺乏支出可見性，其成本相對要高得多。

電子采購流程如何運作

電子采購流程與手動采購流程高度相似，但前者開展起來要迅速得多。這里以8MSaaS SRM電子采購平臺為例，為你介紹電子采購的流程及應用。

1、用戶需要產(chǎn)品或服務

采購流程始于發(fā)現(xiàn)或預測材料或服務用戶需求。企業(yè)使用8MSaaS SRM的電子文檔來確定需求，例如采購申請書、常規(guī)重新訂購系統(tǒng)(例如條形碼)或預測訂單和客戶訂單。有時，在新產(chǎn)品開發(fā)過程中確定的材料要求也有助于采購需求。8MSaaS SRM能從客戶需求的源頭控制企業(yè)的采購需求與計劃，每一個采購需求量都有據(jù)可依，減少不合規(guī)的多采購或少采購的情況。

2、采購批準(和供應商評估)

根據(jù)采購的規(guī)模和性質(zhì)，在這個階段可能會有不同的步驟。如果采購的是新產(chǎn)品，就要對供應商進行評估，確定哪個供應商對企業(yè)來說是最佳選擇。如果是以前采購過的產(chǎn)品或服務，供應商可能已經(jīng)確定，但部門主管和其他個人可能需要審批此次采購，然后才能將采購訂單發(fā)送給供應商。

對于諸如辦公用品之類的小額采購，8MSaaS SRM電子采購系統(tǒng)通常允許申請數(shù)量很少的采購申請單直接采購產(chǎn)品，無需得到公司其他人的審批。如果金額超出用戶生成采購訂單的權(quán)限，那么采購申請單在成為采購訂單之前將自動經(jīng)過必要的審批流程。

如果采購申請單申請的產(chǎn)品價格較高，且該產(chǎn)品沒有現(xiàn)成供應商，那么采購部門可以通過8MSaaS SRM從潛在供應商處獲取報價或投標。采購部門將報價請求(RFQ)或投標請求(RFP)轉(zhuǎn)發(fā)給供應商，邀請他們進行投標。數(shù)量較大的采購可能需要詳細的評估。這需要在確定采購需求存在之后進行，隨后制定材料規(guī)格。

對于已確定供應商的常規(guī)和標準產(chǎn)品要求，不需要評估和選擇供應商，審批過程可以繼續(xù)。但是，新產(chǎn)品的潛在來源，特別是那些復雜的產(chǎn)品，需要進行全面調(diào)查，確保采購部門只評估合格的供應商。

你可以通過8MSaaS SRM記錄供應商信息，同時供應商也可自行在系統(tǒng)上維護產(chǎn)品資料，這樣不僅減輕大量的協(xié)調(diào)時間，還大大增強產(chǎn)品資料的準確性與時效性。

3、投標、談判和供應商選擇

此步驟只發(fā)生在沒有現(xiàn)有供應商的采購中，或現(xiàn)有供應商不再能夠滿足你的需求時。采購部門在評估過程中完成了所需的活動，便會進行最終的供應商選擇。選擇供應商是一項必不可少的活動，因為在采購周期的此階段發(fā)生的錯誤可能會嚴重損害企業(yè)的利潤，并需要很長時間進行糾正。

收到投標書并進行談判后，采購團隊選擇供應商，然后繼續(xù)通過采購批準流程批準采購，該流程由8MSaaS SRM電子采購系統(tǒng)自動完成。同時，整個招標過程都在8MSaaS全面有力的監(jiān)控下進行，確保電子招投標的公開性和有效性。

4、采購審批

一旦選擇了供應商或收到了采購申請單，采購部門就會通過8MSaaS SRM創(chuàng)建電子采購訂單來準許采購審批。這些采購申請單根據(jù)創(chuàng)建的審批規(guī)則自動開展審批流程。采購申請單審批通過后，將自動轉(zhuǎn)換為采購訂單，節(jié)省時間和精力。

采購訂單詳細列出所有采購相關(guān)的關(guān)鍵信息，包括數(shù)量、產(chǎn)品、質(zhì)量要求、價格、交貨方式、交貨日期、采購訂單編號、訂單到期日期和收貨地址。

5、發(fā)布和接收采購需求

在采購周期此階段，采購需求發(fā)送給供應商。運輸和接收過程還需要其他相關(guān)文件，這些文件也可以是電子文件，例如提貨單、物料裝箱單和收貨報告單。

8MSaaS SRM支持全方位的采購訂單執(zhí)行管理，通過供應商自助平臺或電子郵件自動發(fā)送給供應商，供應商可在線接收和審批采購訂單。雙方確認無誤后供應商便可開始訂單的具體生產(chǎn)與交付安排，供應商可在線提交訂單執(zhí)行的進度及問題，企業(yè)采購負責人可第一時間獲知具體情況并及時解決問題。

6、持續(xù)監(jiān)控供應商績效

永遠不要以為，因為你去年找到了特定產(chǎn)品的最佳供應商，所以他們將永遠是滿足你需求的最佳供應商。確保你與最佳供應商保持合作的一個方法是，在與他們簽訂合同后跟蹤其績效。

如果發(fā)現(xiàn)他們總是延遲交貨，或者數(shù)量短缺，并且還有其他問題，那么顯然他們正在影響你與客戶開展業(yè)務的能力。當供應商沒有履行他們的承諾時，必須在持續(xù)的衡量中識別改進機會。如果未能正確評估，那么隨著時間的推移，你對供應商績效的了解就會很少。沒有評估系統(tǒng)，你就沒有支持未來采購決策所需的數(shù)據(jù)。

8MSaaS SRM能從多維度綜合評估供應商的品質(zhì)。除了產(chǎn)品報價，還對供應商進行細分、資格評審、準入、分級管理，從源頭上篩選出優(yōu)質(zhì)的供應商。同時圍繞遲交率、拒收率、服務投訴、價格偏離、中標情況等指標，從交付、質(zhì)量等方面幫助企業(yè)統(tǒng)計供應商績效，多維度地管理和改進供應商交付情況。

系統(tǒng)不僅會準確追蹤記錄企業(yè)與供應商每次交易的客觀數(shù)據(jù)，還會結(jié)合接收供應商產(chǎn)品與服務的用戶對他們的主觀績效評估，幫你真正挖掘和保留優(yōu)質(zhì)的供應商。

目前已經(jīng)有許多企業(yè)采用了像8MSaaS SRM這樣的電子采購系統(tǒng)(http://www.8msaas.cn/purchase/StraightThrough.html)，不僅降低了采購成本，還提高了采購效率，對杜絕采購腐敗起到了十分積極的作用。

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