雖然每家企業(yè)都不同,但項目管理的好處具有普遍性,可以提高企業(yè)的競爭力。建立項目管理辦公室(PMO)的企業(yè)在項目管理能力方面具有眾多優(yōu)勢,有效幫助企業(yè)提升競爭力。
增強一致性
企業(yè)通過PMO擁有和維持最佳實踐,有助于確保程序得到維護,這樣項目團隊就不必在每個項目中白費力氣做重復(fù)工。他們可以使用長期存在的方法,如果他們對如何推進工作不知所措,他們就可以參閱PMO,獲得響應(yīng)指導(dǎo)。
讓團隊負責
來自PMO的人員可以提供所需的外部視角,使團隊正常運作。這涉及項目目標、項目日程表和項目可交付成果。他們的存在是為了確保項目按計劃進行。根據(jù)企業(yè)設(shè)置的PMO類型,他們可能做出戰(zhàn)略決策,幫助陷入困境的項目。
PMO還有助于在項目中維持公司戰(zhàn)略和文化,使團隊工作和行為達到公司的標準。例如,如果公司價值觀表明要就問題進行坦率的溝通,他們可能會調(diào)解與團隊成員的討論。
保持敏捷
當企業(yè)想抓住新的機遇或朝著不同的方向前進,就需要即時改變路線。在這種情況下,PMO有助于了解不同項目的狀態(tài),確定哪個項目應(yīng)暫時擱置。PMO關(guān)于項目進度的定期報告可以幫助傳達戰(zhàn)略決策。
分享知識
團隊成員在解決問題過程中,通常會學到新的東西,幫助不同的團隊應(yīng)對類似的挑戰(zhàn)。借助PMO,企業(yè)可以將團隊的學問集中在一處,使知識、新工具、行業(yè)見解、技術(shù)和過程步驟的共享與傳播變得更加容易。
分析績效數(shù)據(jù)
利用PMO的項目成功數(shù)據(jù),挖掘企業(yè)范圍內(nèi)的績效見解。您可以跟蹤項目類型、團隊、一年中的時間、項目周期等,從而確定績效趨勢。例如,您可能注意到某些團隊在某些項目類型上表現(xiàn)更好,并決定讓這些團隊更加專業(yè)化。
您還可以確定企業(yè)可能有所改進的領(lǐng)域。如果平均項目時間很高,你可能會調(diào)查原因并與PMO合作,簡化流程或引入一個全新的項目管理框架。
教育他人
您可以利用項目管理辦公室的知識,在企業(yè)內(nèi)推進最佳實踐。例如,您的PMO成員可以介紹項目管理主題,或撰寫帶有提示和提醒的簡單項目管理通訊。
了解最新的最佳實踐
PMO的部分職責應(yīng)是保持項目管理的最佳實踐。他們可以參加會議,閱讀最新的行業(yè)出版物并與同行交流。然后,他們應(yīng)該告知企業(yè)項目經(jīng)理來自項目管理社區(qū)最新和最好的標準。
利用外部供應(yīng)商的知識
您的PMO不必是內(nèi)部PMO。您可以與外部公司合作,共同履行項目管理辦公室的職責。這提供更多的局外人視角,有助于抵消趨同思維和盲點。此外, PMO尤其不受內(nèi)部政治的影響。
打破孤島
項目通常將來自企業(yè)不同領(lǐng)域的人員聚集在一起。項目的優(yōu)先級、經(jīng)理和工作方式可能有所不同。項目經(jīng)理的職責是讓所有人保持溝通,協(xié)調(diào)不同的觀點,促使所有人向前推進項目。
利用現(xiàn)代PMO項目管理軟件
為了更好地通過PMO將企業(yè)組織內(nèi)部的實踐、過程、運作形式化和標準化,企業(yè)需要使用專業(yè)的PMO項目管理軟件來收獲最佳成果。8MSaaS PMO(http://www.8msaas.cn/project/pmo.html)作為現(xiàn)代化項目管理軟件,幫助PMO管理者高效地管理項目目標,協(xié)作,承諾以及投資。
8MSaaS PMO 不僅包含單個項目管理所需的功能,如項目的范圍管理、時間管理、費用管理、質(zhì)量管理、溝通管理、人力資源管理、風險管理、采購管理等,而且支持項目組合與項目策略管理,所有單個項目的信息會實時自動地聚合到 PMO層,確保數(shù)據(jù)的實時性和準確性,提高管理效率。
結(jié)語
如果你正遭遇孤島問題、遵守約定日期或保持敏捷的問題,那么你就有可能會從項目管理辦公室中受益。如果你正在進行重大變革或啟動一個大型項目,你也應(yīng)該考慮啟動和運行PMO。
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