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組織實(shí)施多項(xiàng)目管理(MPM)的其中一個(gè)關(guān)鍵原因是為了提高項(xiàng)目的效率和管理水平。項(xiàng)目管理辦公室(PMO)經(jīng)理的預(yù)期產(chǎn)出，除了滿足時(shí)間、成本、績效和顧客需求外，還包括組織資源的有效利用。以下是影響多項(xiàng)目管理的三大關(guān)鍵成功因素，希望能對大家有所幫助。

能力方面

PMO管理者的勝任力是整體效能的重要預(yù)測因子。為了有效地管理多個(gè)項(xiàng)目，PMO經(jīng)理應(yīng)該具備一系列能力，幫助他們精通領(lǐng)導(dǎo)單個(gè)項(xiàng)目，并在其職責(zé)范圍內(nèi)協(xié)調(diào)多個(gè)項(xiàng)目。

對于重要的個(gè)人項(xiàng)目，PMO經(jīng)理應(yīng)該具備行政、個(gè)人、人際、業(yè)務(wù)和技術(shù)能力。

1.行政能力指的是項(xiàng)目經(jīng)理在計(jì)劃、組織和控制項(xiàng)目方面的知識、技能和經(jīng)驗(yàn)。

2.個(gè)人能力是項(xiàng)目經(jīng)理的內(nèi)在品質(zhì)(如有組織、負(fù)責(zé)、積極主動(dòng)、成熟和靈活)。

3.項(xiàng)目經(jīng)理與其他項(xiàng)目利害關(guān)系人互動(dòng)的知識、技能和經(jīng)驗(yàn)被稱為人際能力，這對項(xiàng)目經(jīng)理來說至關(guān)重要，因?yàn)樗麄兘?jīng)常不得不在沒有直接權(quán)力的情況下對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員施加影響。

4.業(yè)務(wù)能力包括項(xiàng)目經(jīng)理在處理項(xiàng)目的業(yè)務(wù)/戰(zhàn)略方面的知識、技能和經(jīng)驗(yàn)，具備商業(yè)意識、以客戶為中心、戰(zhàn)略思維和利潤/成本意識。項(xiàng)目管理中，業(yè)務(wù)能力的重要性已經(jīng)增加，這是由于在商業(yè)社區(qū)中接受項(xiàng)目作為基本業(yè)務(wù)工具的增長的結(jié)果。

5.技術(shù)能力是指項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目產(chǎn)品的技術(shù)方面相關(guān)的知識、技能和經(jīng)驗(yàn)。

具備多項(xiàng)目能力(如多任務(wù)處理、同時(shí)進(jìn)行的團(tuán)隊(duì)管理和跨項(xiàng)目過程)會(huì)對協(xié)調(diào)項(xiàng)目有所幫助。一旦PMO經(jīng)理精通多任務(wù)處理，他們就能夠評估自己的資源能力，以設(shè)置優(yōu)先級，并有效地在不同的項(xiàng)目之間切換上下文進(jìn)行多任務(wù)處理。

PMO經(jīng)理還應(yīng)該有效地管理與共享里程碑、資源和技術(shù)相關(guān)的項(xiàng)目之間的相互依賴和交互。同時(shí)，管理團(tuán)隊(duì)也是一項(xiàng)重要的能力。它包括以快速的方式將團(tuán)隊(duì)組織起來并獲得團(tuán)隊(duì)責(zé)任的能力，以不連續(xù)的方式領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，包括為每個(gè)團(tuán)隊(duì)選擇和使用不同的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，并以簡潔和正式的方式與團(tuán)隊(duì)溝通。

組織應(yīng)該確保他們所有的PMO經(jīng)理都具備上面列出的能力。組織可制定一份能力標(biāo)準(zhǔn)清單，并用它來評估他們的項(xiàng)目經(jīng)理，名單上缺乏某些能力的人可能需要培訓(xùn)和發(fā)展。這個(gè)能力列表也可以在項(xiàng)目經(jīng)理分配過程中使用。雖然管理、人際關(guān)系、個(gè)人內(nèi)部、業(yè)務(wù)和技術(shù)能力對任何項(xiàng)目經(jīng)理都很重要，但PMO經(jīng)理尤其應(yīng)該具備MPM能力。

組織文化方面

組織文化也是多項(xiàng)目管理整體有效性的另一個(gè)強(qiáng)有力的預(yù)測因素。以團(tuán)隊(duì)為導(dǎo)向的文化培養(yǎng)了承諾、溝通、團(tuán)隊(duì)合作和對表現(xiàn)的獎(jiǎng)勵(lì)，從而提高多項(xiàng)目管理的效率。

項(xiàng)目承諾應(yīng)該來自最高管理層，并得到組織各個(gè)層次的支持。這種推動(dòng)承諾的文化鼓勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員致力于他們的項(xiàng)目，并對項(xiàng)目開發(fā)有強(qiáng)烈的貢獻(xiàn)感。

促進(jìn)溝通的組織文化也很重要。管理人員應(yīng)該創(chuàng)造一個(gè)工作環(huán)境，鼓勵(lì)組織成員為實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)的共同目標(biāo)而相互交流。這包括創(chuàng)建一種有用的方法，通過這種方法可以在不同的項(xiàng)目之間共享知識和經(jīng)驗(yàn)，并建立有效的溝通渠道來支持信息和知識的共享。

組織文化也應(yīng)該支持團(tuán)隊(duì)合作。企業(yè)文化應(yīng)促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作的強(qiáng)烈意識，并鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員通過分享知識和專長，互相幫助和支持。

最后同樣重要的是，組織應(yīng)該創(chuàng)造支持績效獎(jiǎng)勵(lì)的文化。制定明確的獎(jiǎng)勵(lì)政策，包括制定明確的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，對表現(xiàn)超出預(yù)期的員工建立一套認(rèn)可和贊賞的體系。管理部門還應(yīng)確保組織的成員對獻(xiàn)身的承諾和出色的表現(xiàn)有強(qiáng)烈的獎(jiǎng)勵(lì)意識。

跨項(xiàng)目過程和管理項(xiàng)目相互依賴及交互的過程對多項(xiàng)目管理也很重要。由于沒有建立跨項(xiàng)目過程的標(biāo)準(zhǔn)，PMO經(jīng)理可能會(huì)開發(fā)他們自己的方法。雖然跨項(xiàng)目過程的度量是基于第一階段的結(jié)果開發(fā)的，但是其他PMO管理者可能不會(huì)使用類似的方法。

項(xiàng)目經(jīng)理的分配、過程和資源分配也不應(yīng)忽略。項(xiàng)目經(jīng)理分配工作需要系統(tǒng)的過程和方法，該過程應(yīng)包括對項(xiàng)目優(yōu)先級的理解，確定項(xiàng)目要求與項(xiàng)目經(jīng)理勝任能力之間的匹配，以及對項(xiàng)目經(jīng)理分配的組織和個(gè)人限制的理解。

為項(xiàng)目選擇合適的項(xiàng)目經(jīng)理的分配過程非常重要。組織應(yīng)該提出跨項(xiàng)目過程，這將幫助PMO經(jīng)理更有效地利用他們的時(shí)間，管理項(xiàng)目間的相互依賴和相互作用。此外，組織還應(yīng)該向PMO管理人員提供合理水平的資源。

從資源充足性和可持續(xù)性的角度衡量資源配置并不是多項(xiàng)目管理有效性的預(yù)測因子，然而由于多項(xiàng)目管理的性質(zhì)，項(xiàng)目經(jīng)理可能并不總是擁有充足和可持續(xù)的資源，這可能是資源分配的預(yù)測效果不顯著的原因。

重要的是利用現(xiàn)代PMO軟件

多項(xiàng)目管理是復(fù)雜的，如果沒有一個(gè)好的PMO工具來實(shí)現(xiàn)請求-提交-交付實(shí)時(shí)事務(wù)，以保護(hù)數(shù)據(jù)完整性，精確、實(shí)時(shí)地聚合和顯示信息，PMO管理者的效率將大大降低?，F(xiàn)代PMO軟件如8Manage PMO(http://www.8manage.cn/pm/pmo.html)可以提供上述功能，它支持項(xiàng)目組合與項(xiàng)目策略管理，幫助PMO管理者高效地管理項(xiàng)目目標(biāo)，協(xié)作，承諾以及投資。

對PMO管理者來說，多項(xiàng)目管理遇到瓶頸期的主要原因是資源過載和項(xiàng)目的優(yōu)先級排序不當(dāng)。8Manage PMO多項(xiàng)目管理軟件能夠幫助他們有效應(yīng)對這兩個(gè)問題。

8Manage PMO提供各種資源計(jì)劃與使用報(bào)表，可按照區(qū)域、部門、項(xiàng)目以及活動(dòng)進(jìn)行資源的查找、申請、分配并跟蹤所有資源的使用情況，避免出現(xiàn)資源過載的情況。在項(xiàng)目優(yōu)先級處理方面，8Manage PMO能夠幫助你識別風(fēng)險(xiǎn)的概率、風(fēng)險(xiǎn)處理的優(yōu)先級別及其處理方法。

此外，8Manage PMO多項(xiàng)目管理軟件具有易用性、可靠性和易于集成的產(chǎn)品特征，對于多項(xiàng)目管理和項(xiàng)目組合管理都非常有效。

系統(tǒng)能跟蹤并行項(xiàng)目，利用中心數(shù)據(jù)庫幫你實(shí)時(shí)控制這些項(xiàng)目，進(jìn)而優(yōu)化團(tuán)隊(duì)工作。而且，所有單個(gè)項(xiàng)目的信息會(huì)實(shí)時(shí)自動(dòng)地聚合到 PMO 層，確保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，提高項(xiàng)目管理效率。

結(jié)論

綜上，以團(tuán)隊(duì)為導(dǎo)向的組織文化、PMO經(jīng)理的能力和利用現(xiàn)代PMO軟件的有效性是多項(xiàng)目管理整體有效的重要預(yù)測因子。企業(yè)應(yīng)利用好這三方關(guān)鍵因素，從實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營價(jià)值最大化的目標(biāo)出發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化整合和高效利用，提高項(xiàng)目成功率和收益率。

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