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盡管項目管理歷史悠久，并且在現(xiàn)代組織中的作用越來越重要，但項目失敗仍然每天都會發(fā)生。項目管理研究所的最新研究發(fā)現(xiàn)，每9.9%的資金因項目績效不佳而被浪費(fèi)了，相當(dāng)于每投資10億美元，就浪費(fèi)了9,900萬美元。

項目管理通常艱苦且累人，具有多重挑戰(zhàn)，其中一些與項目管理規(guī)程有關(guān)，而另一些則隨著技術(shù)和業(yè)務(wù)環(huán)境的發(fā)展而出現(xiàn)。

為了理解項目團(tuán)隊面臨的一些障礙，我們先從五個常見的約束條件講起：

五個常見的項目約束

1、范圍

范圍是指客戶的需求和要求。范圍的更改，也稱為范圍漸變，可能會嚴(yán)重影響項目的時間表和預(yù)算。但是，許多項目經(jīng)理很難拒絕高級管理人員的要求，或者不跟蹤這些“小”變化。

2、時間

通常，一個項目是由客戶在固定的時間和期限內(nèi)要求完成的。在某些情況下，截止日期根本不現(xiàn)實。在其他情況下，項目進(jìn)行過程中的時間表可能會意外更改。

3、質(zhì)量

第三個約束是項目所需的工作質(zhì)量。根據(jù)項目目標(biāo)，團(tuán)隊可能需要犧牲質(zhì)量才能按時完成。

4、成本/資源

團(tuán)隊可用的預(yù)算和資源將幫助或阻礙結(jié)果。

5、價值

另一個約束是項目或項目迭代所提供的價值量。

在項目開始時，不可能對這五個約束進(jìn)行修復(fù)和達(dá)成共識，這就是為什么它們被稱為沖突約束。例如，當(dāng)你開始一個新項目時，你不可能同意在一個團(tuán)隊中由一個人在一年內(nèi)為你的項目交付40個新需求達(dá)到完美的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并實現(xiàn)所有預(yù)期的業(yè)務(wù)價值。

你不會對需求的細(xì)節(jié)有足夠的了解，你還不知道一年中還會發(fā)生什么。例如，團(tuán)隊成員跳槽到另一家公司或經(jīng)濟(jì)不景氣，這時做出承諾的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)可能沒有共識。

項目前進(jìn)的一種方法是時間-范圍-成本三角。你需要確定哪個元素最重要，例如，確定范圍并根據(jù)需要調(diào)整其他元素。在這種情況下，你可以選擇增加預(yù)算或延長交付所需范圍的最后期限。

如果項目經(jīng)理都能解決這些約束條件就好了，但通常在項目交付之前、期間和之后都有許多障礙需要注意。

八個常見的項目管理挑戰(zhàn)

1、缺乏最佳實踐模板和實時交易工具

項目管理缺乏最佳實踐模板，因此新項目可以利用早期團(tuán)隊在類似項目中的寶貴現(xiàn)實經(jīng)驗。

項目管理還缺乏可以使人們保持誠實的實時交易項目管理工具——類似于自動柜員機(jī)(ATM)那樣可使人們保持誠實的實時交易功能，因此“90%完成的神話”(具體可查看“項目成功的關(guān)鍵 ”一文)常常發(fā)生。缺少此類工具會造成嚴(yán)重的項目數(shù)據(jù)完整性和人員完整性問題。

2、戰(zhàn)略調(diào)整不力

戰(zhàn)略是“旨在長期實現(xiàn)組織相對于另一個組織的競爭優(yōu)勢的分析過程”。項目僅在項目結(jié)果與業(yè)務(wù)策略相匹配時才有助于交付商定的策略。否則會浪費(fèi)資源，導(dǎo)致與利益相關(guān)者的沖突，并使團(tuán)隊成員失去動力。隨著組織在錯誤的項目上花費(fèi)時間，長期的成功和競爭優(yōu)勢也會受到損害。

3、可見度差

當(dāng)項目經(jīng)理試圖評估當(dāng)前工作的狀態(tài)時，會強(qiáng)烈感覺到缺少框架或工具。缺乏對項目的可見性是最常見的客戶抱怨之一。

如果沒有人知道項目的進(jìn)展情況、下一步應(yīng)做的工作以及風(fēng)險的影響，那么挽救失敗的項目幾乎無濟(jì)于事。

4、高級管理人員

正如Michael B. Bender在《項目管理人員指南》中指出的那樣，高級管理人員對項目的成功具有重大影響。

許多項目問題都是從領(lǐng)導(dǎo)層開始的，一些值得注意的問題包括：

? 將項目管理視為開銷;

? 戰(zhàn)略調(diào)整不力;

? “周轉(zhuǎn)計劃”(優(yōu)先級不斷變化);

? 僅僅因為他們有空就選擇某人來管理一個項目。

5、贊助商

四分之一的組織(占26%)報告稱贊助商支持不足是導(dǎo)致項目失敗的主要原因。

通常，發(fā)起人都是些沒有項目管理經(jīng)驗的大忙人，他們也可能缺乏克服界限的必要影響。有時，贊助商沒有像他們分配給項目那樣參與其中，對結(jié)果幾乎不感興趣。

6、文化

文化是項目經(jīng)理面臨的最嚴(yán)峻挑戰(zhàn)之一。文化為項目經(jīng)理提供了一個環(huán)境，因為他們必須學(xué)會在組織的愿景、使命、價值觀，信念和期望中開展工作。

文化驅(qū)動組織的動力和風(fēng)險偏好，進(jìn)而影響批準(zhǔn)的項目。對于某些組織來說，項目管理被認(rèn)為是一項間接費(fèi)用，無法提供真正的業(yè)務(wù)價值。 反過來，項目也以一種“隨時完成”的態(tài)度來看待。

管理層和團(tuán)隊甚至可能抵制引入項目管理，因為他們擔(dān)心失去對自己的工作風(fēng)格和過程的控制。

7、溝通不暢

研究表明，有55%的項目經(jīng)理認(rèn)為溝通是項目成功的最關(guān)鍵因素。 但是，只有四分之一的組織可以說是有效的溝通者。

由于項目經(jīng)理最多將90%的時間花在溝通上，溝通不暢會影響項目的各個方面。

8、人們不愿一起工作

從表面上看，分布式項目團(tuán)隊存在溝通不便的問題。但是對組織動力學(xué)的研究表明，人們是否愿意一起工作實際上對分布式團(tuán)隊問題的影響遠(yuǎn)大于物理距離。 例如，如果一群人在一起工作了好幾年，即使現(xiàn)在他們中的一些人處于不同時區(qū)的不同地點(diǎn)，他們?nèi)匀豢梢栽谶h(yuǎn)程工作得很好。相反，如果將兩組人(每個組都有自己的產(chǎn)品)合并到一個組織中，并且由于新組織只需要一個產(chǎn)品，則一組人的產(chǎn)品被“殺死”，因而將兩組人放在在同一樓層，也不會令他們自動一起工作。

如果是新組建的分布式團(tuán)隊，雖然沒有利益沖突的歷史記錄，但是團(tuán)隊負(fù)責(zé)人必須處理缺乏凝聚力、難以跟蹤完成的工作、時區(qū)和動機(jī)的問題。缺少人際交往也使建立信任變得困難，這反過來又會阻礙溝通和協(xié)作。但是與利益沖突相比，所有這些都是次要的。

最后的話

項目計劃和跟蹤涉及大量動態(tài)和相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。 由于信息的豐富性、動態(tài)性、互連性和細(xì)節(jié)性質(zhì)，其信息復(fù)雜性將很容易超出人類記憶、大型白板或諸如Excel之類的靜態(tài)電子工具的能力。

但是，通過現(xiàn)代項目管理軟件來利用團(tuán)隊的項目生產(chǎn)力是明智的。例如 8Manage敏捷大項目管理軟件(http://www.8manage.cn/pm/agile-largeproject.html)，可以用于項目計劃、時間管理、資源分配、預(yù)算以及實際成本跟蹤和變更管理等。

— 同時支持傳統(tǒng)的大型項目和敏捷項目

— 面向?qū)崟r交易，擁有當(dāng)前計劃和狀態(tài)單一事實版本

— 任何時間能實時自動準(zhǔn)確計算最終目標(biāo)的完成率

— 自動及不可被催毀的審計跟蹤

在項目開展過程中，8Manage敏捷大項目軟件的實時交易性優(yōu)勢將得到很好的發(fā)揮，有助促進(jìn)溝通，快速響應(yīng)客戶需求，不斷適應(yīng)變化，從而提高了項目成功率?？梢哉f，8Manage敏捷大項目軟件是項目管理最有用的工具之一，它可以幫助公司設(shè)定目標(biāo)并提高競爭力，使你的企業(yè)從行業(yè)中脫穎而出。

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