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企業(yè)，無論規(guī)模大小，都要處理許多項目、計劃、任務(wù)和人員。有一個解決方案可以幫助他們在計劃和運行項目時以準(zhǔn)確、可預(yù)測和可盈利的方式使一切保持井井有條。

項目管理軟件是最有用的工具之一，通常被用于項目計劃、時間管理、資源分配和變更管理，幫助公司提高競爭力，使其從行業(yè)中脫穎而出。

基本項目管理功能

項目計劃——能夠輕松計劃項目，同時考慮以前的跟蹤記錄。

跟蹤項目的發(fā)展——包括時間和成本,當(dāng)事情偏離軌道時，警告相關(guān)的人。

計劃和時間管理——能夠輕松地在工作項目上注冊時間并考慮人們的工作計劃。

資源分配——確保人們在正確的時間處理正確的事情。

項目預(yù)算——包括人員成本，不僅要實時檢查時間，還要實時檢查分配的預(yù)算。

溝通與協(xié)作——輕松發(fā)布評論和疑慮，與外部利益相關(guān)者進(jìn)行溝通，同時保留所有行動的完整歷史記錄。

文檔和文件——直接或通過文件輕松地記錄需求、規(guī)范。

項目管理軟件的好處

項目管理軟件的主要目的是在項目經(jīng)理瀏覽不同項目階段時為其提供幫助。在這方面，一體化平臺具有眾多優(yōu)勢。結(jié)合項目計劃、資源管理、團(tuán)隊協(xié)作、財務(wù)和賬單、時間跟蹤和報告，你可以管理從報價到發(fā)票的項目。以下是項目管理軟件的好處：

1、輕松的項目計劃

項目管理軟件不斷更新技術(shù)，可以讓你準(zhǔn)確地預(yù)測項目何時可以完成，捕捉成本、范圍和進(jìn)度等限制因素。

先進(jìn)的項目管理解決方案的主要好處是在進(jìn)行項目計劃和進(jìn)度安排時可以實現(xiàn)自動化。這樣的平臺不僅可以幫助項目專家為他們的項目建立堅實的基礎(chǔ)，還可以在執(zhí)行之前提供工具來確定里程碑、關(guān)鍵交付成果和角色。他們將使計劃保持最新狀態(tài)，并根據(jù)你的基準(zhǔn)幫助跟蹤進(jìn)度。

2、平衡資源管理

經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理知道，要成功交付項目，他們需要有效的資源管理策略，以保持團(tuán)隊的最佳狀態(tài)，而不會超負(fù)荷工作，反之亦然。資源規(guī)劃的重要性不應(yīng)低估，因為它鼓勵更健康的工作標(biāo)準(zhǔn)。項目和資源管理工具具有最佳功能，可以查看整個資源組合的工作量，發(fā)現(xiàn)資源瓶頸和見解，從而可以吸引更多人加入團(tuán)隊。

3、項目的可見性

項目經(jīng)理的角色通常意味著管理多個項目?？梢钥隙ǖ氖?，通過采取更多的主動行動并同時引領(lǐng)它們，公司將變得更具競爭力和盈利能力。但是，與多項目管理一起經(jīng)常出現(xiàn)的是缺乏對多個項目進(jìn)度和資源分配方式的可見性。項目管理軟件為每個人提供了一個已完成、正在運行和計劃中的項目的概述，因此可以在導(dǎo)致災(zāi)難之前防止各種瓶頸。

4、改善團(tuán)隊協(xié)作

除了各種資源管理優(yōu)勢外，項目管理解決方案還旨在改善團(tuán)隊協(xié)作。人們經(jīng)常指定個人任務(wù)，這些任務(wù)是整個團(tuán)隊試圖完成的更大項目的一部分。項目管理軟件通過討論任務(wù)、工時表、依賴關(guān)系、出色的工作等，為員工提供了一種在項目上進(jìn)行協(xié)作的方法。

5、可預(yù)測的工作流程

通過將項目管理軟件與看板或Sprints配合使用，可以使每個人都處于循環(huán)中，并確保項目團(tuán)隊知道要做什么，并具有優(yōu)先級和中心優(yōu)先級的任務(wù)列表。 這樣，你不僅可以與團(tuán)隊保持一致，還可以減少重復(fù)工作，并專注于持續(xù)不斷地提供服務(wù)和交付。

6、實時項目預(yù)算管理

預(yù)算是控制項目中最重要的項目之一。任何業(yè)務(wù)的前進(jìn)方向都取決于你在提供的預(yù)算范圍內(nèi)能否實現(xiàn)良好的交付。項目管理軟件可幫助控制從最初的工作陳述到最終交付的預(yù)算。

借助預(yù)測，你可以通過關(guān)鍵財務(wù)指標(biāo)了解每個項目的財務(wù)狀況，從而能夠跟蹤計劃支出與實際支出之間的關(guān)系，并確定你的收入或支出來源。

7、可靠的最新報告

對于任何企業(yè)來說，要想獲得長期的成功，監(jiān)控工作進(jìn)度至關(guān)重要。專用軟件在監(jiān)控項目的各個階段中起著重要的作用，可以洞察事情是否會按時完成。這可以通過直接輸入報告機(jī)制的每日時間注冊來實現(xiàn)。項目管理軟件解決方案可以幫助你做出正確的決定，因為你將所有詳細(xì)信息放在一個指定的位置。

因此，決策過程得到了增強(qiáng)并且更加準(zhǔn)確。最好選擇這樣的項目管理平臺，該平臺既可以涵蓋投資組合級別的報告，又允許你記錄、定制并分享更容易理解的見解。

8、有效的內(nèi)部和外部溝通

項目管理軟件為團(tuán)隊內(nèi)部以及對外為客戶和其他利益相關(guān)者開發(fā)了一個有關(guān)任務(wù)和項目的溝通渠道。例如，無論是在工具內(nèi)部還是在集成的第三方系統(tǒng)中，文檔共享都可以使人們找到全面的信息，從而提高透明度和溝通能力。

除了內(nèi)部交流之外，公司還應(yīng)該能夠與來自同一地點的客戶和供應(yīng)商進(jìn)行溝通和協(xié)作。他們可以使用項目管理軟件為客戶提供登錄和查看僅與他們相關(guān)的項目數(shù)據(jù)的能力。這樣，客戶可以在同一位置提供直接反饋，進(jìn)行編輯和查看項目進(jìn)度。

9、增強(qiáng)客戶滿意度

項目管理軟件的另一個經(jīng)常被提及的好處是提高了客戶滿意度。當(dāng)你在預(yù)算之內(nèi)迅速完成一個項目時，客戶會面帶微笑地離開——滿意的客戶將再次出現(xiàn)。智能項目管理軟件提供了允許該客戶/供應(yīng)商關(guān)系繼續(xù)進(jìn)行的工具。 通過應(yīng)用基本的項目管理軟件策略，你可以縮小你的關(guān)注點，實現(xiàn)目標(biāo)并提高交付能力和成功率。

項目管理工具的創(chuàng)建

綜上所述，所有這些好處都可以徹底改變業(yè)務(wù)運營。沒有項目管理軟件的好處，以項目為中心的公司將始終難以同時滿足預(yù)算，范圍和質(zhì)量三個約束。

項目計劃和跟蹤涉及大量動態(tài)及相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。而通過現(xiàn)代項目管理軟件，例如8Manage 敏捷大項目管理軟件(http://www.8manage.cn/pm/agile-largeproject.html)，能夠?qū)崿F(xiàn)對項目的動態(tài)控制，大大提升業(yè)務(wù)及項目的執(zhí)行效率。

8Manage敏捷大項目管理軟件是一個實時更新的業(yè)務(wù)管理、項目計劃、執(zhí)行、協(xié)同與交付平臺。它可將公司各種與項目相關(guān)的關(guān)系通過集中、明晰的方式管理起來，進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

你可以使用8Manage敏捷大項目的WBS技術(shù)實現(xiàn)不同部門之間的有效溝通，并且依靠系統(tǒng)能夠?qū)㈨椖恐械拿恳粋€任務(wù)分配到具體的個人，從而有利于提高項目的進(jìn)度并且有利于相關(guān)考核工作的實行。

8Manage敏捷大項目管理軟件將企業(yè)資源、信息交流、數(shù)據(jù)安全和遠(yuǎn)程監(jiān)控等一體化管理，使企業(yè)各個部門和管理系統(tǒng)進(jìn)行同步。這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)上級領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)相關(guān)信息的實時掌握和決策。另外，采用8Manage敏捷大項目能將相關(guān)的管理部分整合進(jìn)去，從而提高項目實施的效率降低企業(yè)的管理成本。

結(jié)語

通過上面的分析可知，企業(yè)采用項目管理軟件能夠給企業(yè)解決諸多實際問題，提高企業(yè)的工作效率，這對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的意義。在未來，項目管理軟件還將具有很好的發(fā)展和應(yīng)用前景。

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