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項目管理過程中，有許多因素在起作用，包括資源、時間、預(yù)算、范圍、需求和利害關(guān)系人的反饋等等，是項目經(jīng)理和團(tuán)隊每天都要應(yīng)對的項目要素。雖然項目經(jīng)理和團(tuán)隊竭盡全力使項目保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，但還是會發(fā)生常見的項目管理錯誤。

在多年的項目工作中，我們總結(jié)了8個最常見的項目管理錯誤，并且探討看板如何解決這些錯誤并幫忙扭轉(zhuǎn)局面。接下來，讓我們來看看這些常見的項目管理錯誤有哪些，以及如何使用看板來解決這些錯誤。

1、不將項目分解為較小的活動

項目開始后，團(tuán)隊需要知道如何執(zhí)行項目。想象一下，一個團(tuán)隊受到指派，要為一個大型零售品牌創(chuàng)建一個電子商務(wù)商店。僅僅知道他們需要建立一個網(wǎng)上商店，卻不知道具體需要什么，這可能會令人困惑和不知所措。團(tuán)隊不知道從哪里開始。網(wǎng)上商店需要許多功能，包括訂單處理、庫存管理、履行、產(chǎn)品和定價管理。這些主要功能組還包含子功能。如果對這些內(nèi)容缺乏清晰的認(rèn)識，那么團(tuán)隊將會漫無目的地開發(fā)這些功能，并希望他們能夠做出正確的選擇。

看板項目管理如何幫忙解決這種常見的項目管理錯誤?

以8Manage 看板項目管理軟件(http://www.8manage.cn/pm/agile-kanban.html)為例，你可以將看板添加到你正在使用的項目管理方法上，獲得項目的可視化表示。如果你正在苦惱要用什么項目管理方法，你甚至可以單獨使用看板。因為看板本身是活動驅(qū)動的。每個活動、功能或項目都會作為卡片放在看板中。你要讓每張卡片在產(chǎn)品開發(fā)過程中流動?？窗宓暮锰幉粌H是將項目分解成更易于管理的組塊，而且能讓你看到這些組塊的內(nèi)容。組塊直觀地呈現(xiàn)給團(tuán)隊，團(tuán)隊成員消化和執(zhí)行更加容易，不用擔(dān)心接下來要做什么。

2、沒有明確劃分項目和活動的優(yōu)先級

項目管理中最常見的錯誤之一是無法確定活動的優(yōu)先級。你可能擅長將項目分解為較小的活動。但是，如果無法傳達(dá)哪些活動優(yōu)先于其他活動，那么你的項目可能會失敗。

因為你沒有交付有價值的東西，你的客戶和利害關(guān)系人會根據(jù)他們獲得的客戶價值來評估你的產(chǎn)品。優(yōu)先級在確?？山桓冻晒c客戶價值感知掛鉤方面起著重要作用。項目經(jīng)理應(yīng)確保他們將活動分解，并按優(yōu)先級排序。這能保證團(tuán)隊在任何特定時刻所做的工作都能為消費(fèi)者帶來最大的價值。

在8Manage看板項目管理中，當(dāng)活動被添加到待辦事項列表中時，它們會按優(yōu)先級排列。位于看板頂部的活動優(yōu)先級更高。團(tuán)隊從頂部到底部處理待辦事項。優(yōu)先級的確定通常發(fā)生在看板團(tuán)隊補(bǔ)充會議期間。他們會更頻繁地使用已定義的服務(wù)等級，幫助他們在會議期間確定這些活動的優(yōu)先級。

3、無法靈活應(yīng)對變更

我們都知道，范圍蔓延可能是項目管理中最常見的錯誤之一。但是，我們不打算在這里討論這個問題。相反，我們想強(qiáng)調(diào)為什么需要靈活地適應(yīng)范圍的變更。這并不是說團(tuán)隊?wèi)?yīng)該同意任何發(fā)生在他們身上的變更。不過，我們需要認(rèn)識到這個時代要求企業(yè)具備適應(yīng)市場的敏捷性。

技術(shù)進(jìn)步影響項目范圍，也影響消費(fèi)者的心態(tài)，他們的要求和期望會迅速發(fā)生改變。對企業(yè)而言，這意味著他們需要快速交付并在項目需要改變路線時進(jìn)行調(diào)整。

響應(yīng)變化而不是抵制變化是企業(yè)蓬勃發(fā)展的關(guān)鍵。但是，企業(yè)需要在響應(yīng)市場需求和業(yè)務(wù)方向變化時找到平衡。這就需要開發(fā)允許需求演進(jìn)的實踐。團(tuán)隊及其主要利害關(guān)系人共同努力，推進(jìn)演變。項目團(tuán)隊需要與利害關(guān)系人不斷溝通，確定哪些變更是可接受的，是產(chǎn)品盈利所必需的。

在適應(yīng)變化方面，某些方法可能過于僵化。有些需要利害關(guān)系人的需求簽字。一旦開發(fā)開始，有些方法會“鎖定”功能規(guī)范，不讓其發(fā)生變更。看板項目方法論擁抱變更。如果產(chǎn)品方向發(fā)生任何變更，你就可以創(chuàng)建新的活動卡片，允許團(tuán)隊成員參與新的活動。此外，看板允許團(tuán)隊實現(xiàn)持續(xù)交付。一旦活動完成，團(tuán)隊就能將其發(fā)布到市場中。沒有固定的發(fā)布時間。你將產(chǎn)品或功能推向市場的速度越快，你就能越早得到反饋和響應(yīng)。

4、召開過多不必要的會議

有沒有想過員工花多少時間參加會議?英國的一項調(diào)查顯示，一名員工平均每周花費(fèi)10個小時來準(zhǔn)備和參加會議。這大致相當(dāng)于4.4次會議，其中約一半是沒有必要的會議。我們似乎相信所有的會議都富有成效。但如果你一整天都在會議室開會，哪里有時間開展實際工作呢?

看板項目管理使你避開不必要的會議，這歸因于項目信息的可訪問性。團(tuán)隊或組織中的任何人都能看到看板中發(fā)生的事。跳過背景信息，直接查看看板中顯示的詳細(xì)信息，這能在會議過程中節(jié)省大量時間。

我們還發(fā)現(xiàn)看板團(tuán)隊可以即時召開會議，無需為會議預(yù)訂會議室。對于團(tuán)隊來說，合作和接觸團(tuán)隊成員非常自然，因為他們的活動信息是共享的。

5、不花時間審查流程

另一個常見錯誤是管理者和團(tuán)隊無法審查他們的工作方式。在項目過程中，項目團(tuán)隊可能會制造或經(jīng)歷浪費(fèi)，包括缺陷、延遲、返工和生產(chǎn)過剩。如果不花點時間認(rèn)識到這個過程正在產(chǎn)生浪費(fèi)，那么生產(chǎn)成本將會很高。

另一面是項目復(fù)雜性正在上升。美國項目管理協(xié)會PMI估計，具有高復(fù)雜性的項目已從2013年的35%上升到2018年的41%。這意味著，過去適合你的流程不一定適用于未來的項目。你可能需要滿足新的交付要求。評估流程，確定其適應(yīng)這些變化和復(fù)雜性的能力，這始終是最好的方法。

看板項目管理原則之一是“同意追求漸進(jìn)的演進(jìn)變化”。有了持續(xù)改進(jìn)的心態(tài)或改善，團(tuán)隊才能更好地發(fā)展?？窗鍘椭鷪F(tuán)隊直觀地發(fā)現(xiàn)他們所遇到的低效率問題，促進(jìn)團(tuán)隊更好地發(fā)展，還通過持續(xù)交付和反饋循環(huán)幫助團(tuán)隊?wèi)?yīng)對復(fù)雜性。

6、不使用項目管理工具

項目管理工具可以成為你的秘密武器。它能讓你輕松計劃項目，隨時告知項目是否按計劃進(jìn)行。幫助你更有效地管理團(tuán)隊活動，促進(jìn)團(tuán)隊內(nèi)部更好的協(xié)作。

如果你使用的是看板，那么你至少擁有一個基礎(chǔ)的項目管理工具——看板圖?？窗鍒D是個很好的工具，因為它以視覺方式呈現(xiàn)項目信息。如果你想把它提高一個檔次，可以使用看板軟件來管理項目。在線看板工具擁有智能界面，允許管理人員和團(tuán)隊執(zhí)行項目并跟蹤進(jìn)度。

8Manage看板項目管理工具不僅允許團(tuán)隊管理其活動，還擁有用于團(tuán)隊協(xié)作、文檔共享和項目分析的豐富功能。這些功能允許團(tuán)隊內(nèi)的無縫工作流程。通過度量標(biāo)準(zhǔn)，團(tuán)隊可以預(yù)測項目日程表并計劃改進(jìn)方案。

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