很多企業(yè)主通常需要身兼多職，各種各樣的需求（人員配備，財務，庫存管理，市場營銷和客戶服務）迅速消耗了他們的時間、精力和日常運營。所以，采購往往是事后才考慮的事情——而這應該從戰(zhàn)略上進行。
企業(yè)用于采購投入物占銷售收入的45％-65％。因此，應將采購視為降低成本和提高效率的可行機會。
有關企業(yè)購買行為的研究表明，他們正面臨著一系列獨特的挑戰(zhàn)。例如，很多企業(yè)具有非正式的組織設置、業(yè)務功能的專業(yè)化程度較低、可用資源較少。組織中的管理人員傾向于將重點更多地放在總體運營上，而不是特定的業(yè)務職能（如采購）上。 但是，在適當?shù)臅r候，企業(yè)一樣可以從采購中受益。
對企業(yè)有用的采購策略
以下是一些有用的策略，可以幫助企業(yè)幾乎任何階段的采購工作。
1、利用現(xiàn)代技術
電子采購、電子投標和供應商關系管理技術的改進為企業(yè)提供了更多的時間和信息，同時使集成更容易。在改進的連接上運行更快的設備可使業(yè)務任務比以往更快地移動。例如，越來越多的企業(yè)主訂閱基于云的軟件服務，在此類技術上的支出比去年增加了20％，并且有70％的小型企業(yè)計劃在未來五年內增加軟件支出。
研究表明，正確的技術可以對企業(yè)的戰(zhàn)略采購、物流整合和業(yè)務績效產生積極影響。
以基于先進云計算技術的8MSaaS SRM軟件為例，企業(yè)完全可憑借云端網絡強大在線數(shù)據搜集、分析與整合的優(yōu)勢，把相關數(shù)據統(tǒng)計工作依托這一新型網絡技術進行。系統(tǒng)為企業(yè)提供了以大數(shù)據為基礎的電子采購管理，用數(shù)據支持決策，推動采購策略實施。并且建立與上下游的連接，通過共享關鍵數(shù)據，實現(xiàn)供應鏈的高效協(xié)同。
比如通過8MSaaS SRM采購管理軟件軟件，可在企業(yè)上下各個子公司之間、總公司與子公司之間、企業(yè)各個職能部門之間建立全新在線互動，實現(xiàn)各種經營管理等信心數(shù)據第一時間的上傳、共享、備案與分析。這會為企業(yè)采購管理決策提供實時數(shù)據支持，幫助企業(yè)制定更加科學完善的經營決策。
總之，采用現(xiàn)代信息技術提高采購質量和效率是未來企業(yè)實現(xiàn)采購成本控制的必然趨勢。
2、建立和維持戰(zhàn)略伙伴關系
無論是直接支出還是間接支出，牢固的供應商關系都可以為企業(yè)帶來巨大利益。為此，企業(yè)應與主要供應商尋求戰(zhàn)略伙伴關系。從更少的供應商那里采購可以節(jié)省時間和資源，同時建立信任。企業(yè)所有者可以與戰(zhàn)略合作伙伴進行公開交談，并確保企業(yè)不會因不必要的成本而超支。
此外，如果存在可避免的成本，供應商可能會主動幫助消除這些成本，因為這也可能使他們的業(yè)務運作效率更高。例如，當一個標準產品用于相同目的時，任何一方都不會從不必要的定制中受益。牢固的供應商關系會增強談判中的議價能力，因為這些討論應圍繞互惠互利的結果展開。
3、改善內部采購流程
除了改善技術和供應商關系外，企業(yè)主還應在采購過程中尋求內部結構性變化。
通過評估標準化系統(tǒng)內的供應商，企業(yè)可以隨時隨地跟蹤供應商在靈活性、準時交貨、成本和質量方面的績效。此過程將使任何效率低下變得明顯，并有助于為每個單獨的類別創(chuàng)建訂購日歷。這里收集的數(shù)據可用于評估企業(yè)的整個供應鏈，并找到縮短它的機會。這時，一款可靠的采購管理軟件可以為你分擔很多工作。
采購工作還應包括對支出和需求的年度分析，并每半年甚至每季度進行一次供應商價格審查。使用支出分析來詳細描述與采購和需求分析相關的所有成本和術語，以定義基本需求，并著重于改善成本和數(shù)量。
總體而言，內部采購流程應設法努力效仿大型企業(yè)，在采購方面制定規(guī)則，并對員工進行結構化培訓。標準的購買行為有助于控制成本，提供責任，跟蹤和監(jiān)視支出，簡化報告并為增長奠定基礎。
4、與他人一起組織以增加購買力
一個擁有最新最先進技術、改進了采購流程并與供應商建立牢固戰(zhàn)略合作伙伴關系的小企業(yè)，仍然可能因為其規(guī)模相對較小而無法實現(xiàn)最佳的采購節(jié)省。這是因為小企業(yè)由于業(yè)務量減少，不可避免地會降低購買力。
解決這一挑戰(zhàn)的方法是聯(lián)合采購。與其他小企業(yè)合作可以帶來批量折扣并節(jié)省成本。聯(lián)合采購使規(guī)模經濟的效益對小企業(yè)有效，否則小企業(yè)將不得不支付更多的交易費用。作為買家的小企業(yè)可以鞏固他們的購買力，并為新的供應鏈創(chuàng)造機會。
綜上所述，企業(yè)采購管理工作面臨的困難和挑戰(zhàn)諸多，管理者必須與時俱進，從根本上做到工作與科技接軌。日常工作中通過不斷優(yōu)化采購流程，提高業(yè)務效率，加強對相關采購信息的管理，以達到用有限的資金保證企業(yè)經營活動的有效開展。
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