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作為項(xiàng)目經(jīng)理，你的主要工作是領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，以生產(chǎn)客戶期望的成品。在許多項(xiàng)目中，尤其是大型或復(fù)雜項(xiàng)目，有許多人致力于實(shí)現(xiàn)這一共同目標(biāo)。他們具有不同技能、不同個(gè)性、不同地理位置和不同動(dòng)機(jī)。在任何給定時(shí)間也可能要完成幾項(xiàng)活動(dòng)，團(tuán)隊(duì)遇到的幾個(gè)問(wèn)題，以及客戶需要做出的幾項(xiàng)決策才能繼續(xù)推進(jìn)該項(xiàng)目。本文將分享項(xiàng)目管理過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該跟蹤的六大重點(diǎn)事項(xiàng)。

在運(yùn)行項(xiàng)目，尤其是大型項(xiàng)目或復(fù)雜項(xiàng)目時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)許多項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)法處理的情況：

?許多具有不同背景和動(dòng)機(jī)的

?參與者多項(xiàng)并發(fā)活動(dòng)

?出現(xiàn)的幾個(gè)問(wèn)題

?需要的幾個(gè)決定

?缺乏整體組織

當(dāng)項(xiàng)目中存在這些條件時(shí)，它們可能會(huì)導(dǎo)致一些問(wèn)題，例如：

?誤解了項(xiàng)目可交付成果

?項(xiàng)目進(jìn)度沖突或工作差距

?錯(cuò)過(guò)重要的項(xiàng)目可交付成果或工作

?拖延項(xiàng)目問(wèn)題

?最終產(chǎn)品交付與客戶期望不符

作為項(xiàng)目經(jīng)理，你有責(zé)任組織得井井有條，注重細(xì)節(jié)，并協(xié)調(diào)項(xiàng)目的許多“活動(dòng)部分”。如果你跟蹤每個(gè)項(xiàng)目的信息，那就能夠?qū)?xiàng)目可交付成果有清晰的了解，減少日程安排沖突和工作差距，更好地跟蹤項(xiàng)目可交付成果和工作，以及快速識(shí)別并解決問(wèn)題，交付滿足客戶期望的最終產(chǎn)品。

接下來(lái)，8Manage將分享在每個(gè)項(xiàng)目中項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該跟蹤的六大事項(xiàng)，以提供最佳結(jié)果?？赡苓€有其他類型的信息需要分享或跟蹤，這取決于正在運(yùn)行的項(xiàng)目類型，但你至少應(yīng)該跟蹤以下這六大事項(xiàng)。

1、范圍、章程或工作說(shuō)明

對(duì)于你運(yùn)行的每個(gè)項(xiàng)目，第一件需要跟蹤的事是范圍、章程或工作說(shuō)明。該文檔是你、項(xiàng)目經(jīng)理和要求你生產(chǎn)成品的人（也稱為請(qǐng)求者或客戶）之間的書面協(xié)議或合同。它描述了你將為它們制造或生產(chǎn)的產(chǎn)品，一些常規(guī)參數(shù)（例如尺寸和形狀），以及通常如何進(jìn)行操作。包括通常負(fù)責(zé)做某事的人員，例如你的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)構(gòu)建事物，而你的客戶負(fù)責(zé)在整個(gè)項(xiàng)目中提供需求和各種批準(zhǔn)。

它不應(yīng)該像項(xiàng)目進(jìn)度表那樣詳細(xì)，但應(yīng)包括高級(jí)信息，例如總體工時(shí)表、所涉及的每個(gè)人的總體職責(zé)以及總體成本。不過(guò)，請(qǐng)不要陷入設(shè)計(jì)解決方案的陷阱，只捕獲客戶的需求。在項(xiàng)目的稍后部分，你應(yīng)該有機(jī)會(huì)創(chuàng)建更詳細(xì)的設(shè)計(jì)。

2、WBS、工作分解結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目進(jìn)度表

WBS、工作分解結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目進(jìn)度表是你同意為客戶生產(chǎn)的商定項(xiàng)目可交付成果以及所需的活動(dòng)和資源的層次分解。這兩件事通常是相伴而生的。實(shí)際上，許多人將WBS和項(xiàng)目進(jìn)度表看作是同一件事，但從技術(shù)上講，它們并不相同。WBS和項(xiàng)目進(jìn)度表應(yīng)該具有相同的總體結(jié)構(gòu)，但是項(xiàng)目進(jìn)度表比WBS詳細(xì)得多。

WBS是范圍文檔中描述的可交付成果的分層細(xì)分。如果范圍文檔創(chuàng)建正確，那么你應(yīng)該能夠?qū)⒃撐臋n中的高級(jí)可交付結(jié)果作為WBS的起點(diǎn)，從而進(jìn)一步細(xì)分它們。項(xiàng)目進(jìn)度表應(yīng)包括來(lái)自WBS的可交付成果明細(xì)，以及計(jì)劃的活動(dòng)和生產(chǎn)它們所需的資源。你可以在電子表格中創(chuàng)建WBS和項(xiàng)目進(jìn)度表，但建議你使用項(xiàng)目進(jìn)度表軟件來(lái)創(chuàng)建和管理這些內(nèi)容。

3、設(shè)計(jì)文檔

設(shè)計(jì)文檔是一份詳細(xì)的文檔或一組文檔，描述了你將如何為客戶構(gòu)建或創(chuàng)建成品。現(xiàn)在，設(shè)計(jì)的大小、細(xì)節(jié)和格式各不相同，具體取決于你制作的項(xiàng)目類型。它們可以是概念草圖、電氣原理圖，可以是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或CAD圖，也可以是過(guò)程流程圖，書面文檔等。

在構(gòu)建任何東西之前，請(qǐng)記住要讓你的設(shè)計(jì)獲得客戶的認(rèn)可，否則你可能會(huì)冒著客戶改變?cè)O(shè)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)，并迫使你在以后花費(fèi)時(shí)間和金錢進(jìn)行重新構(gòu)造。如果你的客戶確實(shí)希望在獲得批準(zhǔn)后更改設(shè)計(jì)的某些方面，請(qǐng)要求他們重新批準(zhǔn)更新的設(shè)計(jì)，以及從時(shí)間或成本的角度考慮更改對(duì)項(xiàng)目造成的任何影響。

4、變更請(qǐng)求

變更請(qǐng)求與范圍文檔、項(xiàng)目進(jìn)度表和設(shè)計(jì)文檔緊密相關(guān)。變更請(qǐng)求是與最初商定的項(xiàng)目范圍、工時(shí)表和成本估算的任何偏差。你可以將變更請(qǐng)求視為對(duì)你的團(tuán)隊(duì)和客戶之間形成的原始協(xié)議或合同的修訂。這些更改可以包括范圍更改，如時(shí)間表或截止日期的更改，或成本的更改。

這些更改可以由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或你的客戶提出建議，但是在你解釋了對(duì)任何時(shí)間和項(xiàng)目成本的影響后，應(yīng)由客戶批準(zhǔn)。請(qǐng)記住，范圍、時(shí)間和成本更改可以互斥。例如，你的項(xiàng)目可能會(huì)有范圍變更，但是可能會(huì)也可能不會(huì)因?yàn)樵摲秶淖兏a(chǎn)生任何時(shí)間線或成本影響。將每個(gè)變更請(qǐng)求分配給某人，以獲得所有權(quán)、跟蹤和關(guān)閉，并在變更請(qǐng)求日志中捕獲和跟蹤每個(gè)提議的變更請(qǐng)求?？蛻魧?duì)每個(gè)變更請(qǐng)求的批準(zhǔn)可以是正式簽署的文件，也可以是非正式的“同意”或“拒絕”類型的電子郵件。

5、問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)

問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)是可能使你的項(xiàng)目脫軌的任何實(shí)際或潛在問(wèn)題。它們可能會(huì)令你的團(tuán)隊(duì)在達(dá)成協(xié)議范圍時(shí)遇到問(wèn)題，可能導(dǎo)致難以按協(xié)議時(shí)間范圍交付成果，或者可能難以在協(xié)議預(yù)算范圍內(nèi)交付。

問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)彼此之間息息相關(guān)。風(fēng)險(xiǎn)僅僅是可能發(fā)生的問(wèn)題。在問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)日志中捕獲并跟蹤這些項(xiàng)目，并在團(tuán)隊(duì)中的人員識(shí)別出它們后立即執(zhí)行?？焖偬幚聿⒔鉀Q問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)非常重要，尤其是在高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目中。在日志中捕獲問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，請(qǐng)將每個(gè)項(xiàng)目分配給所有者，由其負(fù)責(zé)跟蹤和結(jié)束。

6、簽字

簽字是客戶對(duì)你的項(xiàng)目義務(wù)已經(jīng)履行的正式確認(rèn)，包括你捕獲并獲得批準(zhǔn)的所有請(qǐng)求。你需要確定你的項(xiàng)目需要多少正式簽字，讓你的客戶為你在整個(gè)項(xiàng)目中產(chǎn)生的每個(gè)主要可交付物進(jìn)行正式簽字可能是個(gè)好主意。對(duì)于具有單個(gè)可交付成果的小型項(xiàng)目，你可能需要一次簽字，或者對(duì)于較大的項(xiàng)目，你可能會(huì)有多個(gè)簽字。范圍文檔中描述的主要可交付成果、工作分解結(jié)構(gòu)中的主要可交付成果和簽字之間應(yīng)該具有相關(guān)性。

簽字很重要，因?yàn)槟銘?yīng)該與你的客戶了解，簽字后他們想要的其他任何東西都超出你與團(tuán)隊(duì)最初達(dá)成的協(xié)議，并且可能會(huì)花費(fèi)更多的時(shí)間和更多的資金。在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)就與你的客戶達(dá)成協(xié)議。這樣，他們將從整個(gè)項(xiàng)目的審批角度知道期望的結(jié)果，并且他們還將了解任何簽字后的更改都將付出一定的代價(jià)。簽字可以采用正式簽名文檔的形式，也可以采用非正式的“謝謝，看起來(lái)不錯(cuò)”的電子郵件形式。

此外，現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件8Manage PM（http://www.8manage.cn/pm/pm.html）可以幫助你跟蹤這六種信息。8Manage 提供項(xiàng)目總概覽、費(fèi)用、項(xiàng)目階段、資源、依賴、可交付成果、風(fēng)險(xiǎn)、變更請(qǐng)求、現(xiàn)狀調(diào)查、關(guān)鍵指標(biāo)和對(duì)比等不同概覽，幫助項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和跟蹤解決問(wèn)題的行動(dòng)。

同時(shí)，8Manage 項(xiàng)目管理工具還提供項(xiàng)目匯總，文檔庫(kù)，提醒，訂單，采購(gòu)合同，變更請(qǐng)求等多種實(shí)時(shí)顯示組件，方便項(xiàng)目人員快速查看各種項(xiàng)目信息，隨時(shí)掌控項(xiàng)目進(jìn)展情況。

最后的話

最后，如果你跟蹤每個(gè)項(xiàng)目的這六類信息（范圍、章程或工作說(shuō)明書，工作分解結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目進(jìn)度表，設(shè)計(jì)文檔，變更請(qǐng)求，問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)以及簽字），那么你應(yīng)該與你的項(xiàng)目客戶清楚地了解你為他們提供什么以及如何去做。當(dāng)你的項(xiàng)目沒(méi)有完成時(shí)，應(yīng)該減少計(jì)劃沖突和工作間隔。你應(yīng)該能夠更好地跟蹤項(xiàng)目可交付成果和其他重要項(xiàng)目工作，更及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，并且應(yīng)該能夠交付更符合客戶期望的最終產(chǎn)品。

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