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作為項目經(jīng)理，無論你是在考慮失敗的個人預算，還是在考慮沒有計劃好的團隊項目，執(zhí)行差距都表明計劃與你所面對的現(xiàn)實脫節(jié)。當你無法真正完成這些任務并實現(xiàn)目標時，你就會遇到執(zhí)行差距。那么，你知道如何為項目制定這些策略和目標以及最佳計劃嗎?

在項目管理中，這些脫節(jié)很常見。根據(jù)項目管理學院(Project Management Institute)的“職業(yè)脈搏”(Pulse of the Profession)調查，高層領導表示，只有60%的戰(zhàn)略計劃能夠達到目標。

什么導致項目執(zhí)行差距？

項目執(zhí)行差距的潛在成因有很多，例如目標和時間表過于宏大，對項目的愿景或目標一知半解，甚至缺乏關鍵參與者的支持。其中一個最大的成因與項目的資源有關。資源是完成項目所需的人員時間和材料，可以包括特定部門或團隊成員、時間和實際資料。

我們在做項目規(guī)劃時，會陷入憑空思考項目的陷阱，好像只要項目在進行，就會是每個人唯一關注的焦點，這與現(xiàn)實背道而馳。項目受到其他日常職責和障礙的擠壓。當我們以“天上掉餡餅”的態(tài)度計劃項目時，資源比我們想象的要稀缺得多。

你最終不得不競爭或按優(yōu)先順序列出你所需的資源，有時你只是在等待資源。這些瓶頸破壞了你最初制定的計劃和時間表。更糟糕的是，它們完全毀了你的項目。根據(jù)項目管理研究所的調查發(fā)現(xiàn)，21%的項目之所以失敗是因為資源有限或征稅。

項目執(zhí)行策略讓你沖過終點線

如何一勞永逸地縮小差距?這是一個至關重要的問題。下面是一些不同的策略，你可以用來增強團隊的項目執(zhí)行力。

1.從一開始就達成共識

如果你一開始就不了解為什么要執(zhí)行某件事，那么執(zhí)行起來就會很困難。不過，只有55%的項目參與者認為，他們非常清楚項目的商業(yè)目標。

在項目開始之前，你需要讓所有人達成共識。從有效的啟動會議入手，你可以在會議上討論項目目標和實現(xiàn)目標的計劃。給問題留出足夠的時間，這樣你就能主動解決問題或疑慮。

也許你在想：“我們總是制定出人們可以參考的詳細項目章程”。試著問問你自己：你上一次費勁地查閱冗長的文件僅為尋找簡單答案或方向是什么時候?不經(jīng)常這樣，對吧?

你最好創(chuàng)建一個項目墻報，這個協(xié)作文檔概述項目正在解決的問題、范圍和任何潛在的知識差距。你的項目墻報是一份動態(tài)文檔，可隨著項目的發(fā)展而變化。畢竟，項目成功執(zhí)行并不意味著，你的計劃不能隨著你的學習和進步而改變。事情還是會發(fā)生，你需要保持靈活性。

2.項目交接計劃

在計劃跨職能項目時，假設在團隊之間移動項目很輕松，那就很容易操作。你可以想象接力賽中接力棒的無縫傳遞。

可悲的是，現(xiàn)實比你的想象要復雜得多。當真正需要將項目移交給另一個團隊時，有時需要進行大量的摸索，有很多啟動和停止。

那是因為其他團隊不能一有機會就介入項目。記住這一點，在規(guī)劃時間線時，專門為交接設置緩沖時間是明智的。這給即將到來的隊伍留出跟上進度的余地。

讓其他團隊了解項目的最新狀態(tài)、變更等信息，這樣輪到他們接手時就不會盲目介入。這讓他們對事情的進展有一點了解。

3.不要忘了多米諾骨牌效應

還記得我們談論過憑空計劃項目的陷阱嗎?你需要記住，你的項目要依賴和競爭有限資源。這就是為什么你需要在計劃階段發(fā)現(xiàn)任務或資源依賴性，以便在流程和時間線中立即對它們進行解釋。

例如，你的項目中是否存在一個步驟，在檢查完其他幾個現(xiàn)行任務之后才能完成?這就是任務依賴性。你們公司的數(shù)據(jù)科學家是否真的時間安排有限，而你又受制于他的工作量?這是需要考慮的重要資源依賴。

主動計劃這些事情可以幫助你執(zhí)行更完美的項目，尤其是當你考慮項目失敗的常見原因時：

●不足資源預測(23%)

●有限資源(20%)

●任務依賴性(11%)

你還可以使用關鍵路徑方法(CPM)，確保你對時間線的看法是符合現(xiàn)實的。這聽起來像是沉重的負擔，但實際上很簡單。

基本上，你需要確定項目中最長的依賴任務串。將它們想象成一排多米諾骨牌。如果在這個關鍵路徑上發(fā)生延誤，則會使整個項目推遲。這可以幫助你了解哪些地方存在呼吸空間，哪些地方需要盡可能遵循時間表。

4.定期檢查進度

你制定了一個項目計劃，并與團隊成員共享，現(xiàn)在可以假定一切都將準備就緒。因為這就是項目順利進行所需要的。

不完全是為了完成你的項目，你需要經(jīng)常監(jiān)控進度，并在必要時糾正方向。你不僅需要在日歷上安排項目啟動和總結會議，你還需要安排定期登記。

在這些會議中，你可以解決問題，清除任何困惑，并繼續(xù)推動你的項目朝著正確的方向發(fā)展。你也可以要求團隊提供關于項目如何開展的反饋，確保每個人都能被傾聽，并感覺自己是個有價值的貢獻者。

如果你在項目開始時建立了信號和度量(我們強烈建議這樣做)，那么這些會議也是徹底評估進展的機會。

5.愉快地給項目提示

當你所有周密的項目計劃都成為一種浪費，沒有人會想要經(jīng)歷你所得到的挫敗感。好消息是你不是無助的。使用我們概述的項目執(zhí)行策略，可以幫助你避免將精力投入到充滿團隊可能遇到的陷阱的計劃中，盡管你有最好的意圖。

即使應用了這些新技巧，也要記住，這是個學習的過程。你無法完美執(zhí)行下一個項目，這沒有關系!你每解決一個問題，你就會不斷進步。不久之后，你和你的團隊將成為精干、高效的項目執(zhí)行機器。

6.利用現(xiàn)代技術

現(xiàn)代項目管理軟件，如8MSaaS PM，可以幫助你在盡可能早的時間察覺項目的執(zhí)行差距。在某些情況下，現(xiàn)代項目管理還可以給你提供如何縮小執(zhí)行差距的建議。

8MSaaS PM項目管理軟件(http://www.8msaas.cn/)以WBS架構帶動項目計劃與執(zhí)行的全局掌控，以“動態(tài)管理、實時共享”的先進理論實現(xiàn)項目進度、成本、資源、績效、風險等的有效跟進，從項目立項開始到項目完工的全過程，給予即時的監(jiān)控，提高企業(yè)項目管理者的項目管控效率。

8MSaaS PM內含各種可視化以及計劃定義工具，可幫助企業(yè)快速厘清計劃優(yōu)先級，規(guī)劃項目發(fā)展較優(yōu)路徑。在8MSaaS PM中，計劃與執(zhí)行處于同步狀態(tài)，當前的計劃實時反映項目成員最新的可交付成果及其完成情況。用戶可以追溯項目計劃的某條基線，或之前的某個快照版本信息，但用戶所使用與共享的當前計劃都是唯一的。

項目需求變更時，8MSaaS PM會第一時間提示項目變更所帶來的影響及可能發(fā)生的連鎖反應，會影響到什么，造成什么影響等，都能從系統(tǒng)中展現(xiàn)出來，方便項目管理者及時了解項目變更所帶來的影響，并及時作出應對方案。

8MSaaS PM支持PC、移動端登錄使用，用戶可以通過系統(tǒng)在線溝通及共享相關文件信息，并可通過郵件等的形式提醒相關項目負責人，給予備注、提醒。關于8MSaaS PM的更多信息，歡迎申請系統(tǒng)演示!

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