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如何確保項(xiàng)目有效執(zhí)行?

 2021-03-08 11:56  來(lái)源:互聯(lián)網(wǎng)  我來(lái)投稿 撤稿糾錯(cuò)

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在完成項(xiàng)目計(jì)劃并制定利害關(guān)系人期望管理的強(qiáng)有力項(xiàng)目計(jì)劃之后,你必須開(kāi)始項(xiàng)目工作。

獲取資源、培訓(xùn)人員后,項(xiàng)目進(jìn)入執(zhí)行階段。至此,所有項(xiàng)目計(jì)劃均已付諸實(shí)施,任何變更必須反映在修訂后的項(xiàng)目計(jì)劃中。

此階段通常是項(xiàng)目管理從科學(xué)過(guò)渡到藝術(shù)的階段。盡管在項(xiàng)目執(zhí)行期間仍然有許多結(jié)構(gòu)化的項(xiàng)目管理任務(wù),但平衡不同利害關(guān)系人、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和執(zhí)行人員的需求只能被描述為一種藝術(shù)形式。處理不可避免的項(xiàng)目變更和談判微妙的折衷方案不是可選技能,反而是常見(jiàn)之事。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

在項(xiàng)目執(zhí)行期間,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是最大的考慮因素,因?yàn)樗麄冋趫?zhí)行項(xiàng)目的技術(shù)工作。在項(xiàng)目管理知識(shí)體系(PMBOK)指南的執(zhí)行組中,8個(gè)流程中有3個(gè)是在項(xiàng)目人力資源知識(shí)領(lǐng)域,這就證明了這一點(diǎn)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不是機(jī)器人,所以很難以結(jié)構(gòu)化的方式逐條列出他們的需求。話雖這么說(shuō),但還是有個(gè)可供項(xiàng)目經(jīng)理參考的員工應(yīng)對(duì)基本框架。

為了確保項(xiàng)目結(jié)果最佳,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的獲取、開(kāi)發(fā)和管理是項(xiàng)目經(jīng)理職位描述中最重要的部分之一。項(xiàng)目經(jīng)理必須確保:

? 團(tuán)隊(duì)配備了適合完成工作的工具

? 與其他團(tuán)隊(duì)成員互動(dòng)良好

? 有動(dòng)力提供最高質(zhì)量的工作

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員需要工作滿意度,有時(shí)這似乎是個(gè)難以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。受過(guò)良好教育的專業(yè)人員需要不斷學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和富有挑戰(zhàn)性的工作。管理人員需要知道自己擁有決策權(quán),而且不會(huì)受到削弱;成員們需要知道自己有工作保障。每個(gè)人都希望有所作為,他們的貢獻(xiàn)應(yīng)得到認(rèn)可。

同事、老板和下屬之間的關(guān)系應(yīng)該受到監(jiān)督,確保沒(méi)有沖突。如果有人覺(jué)得他們需要離開(kāi)項(xiàng)目,讓自己過(guò)得更快樂(lè),那么培訓(xùn)新人的成本幾乎總是比保留現(xiàn)有人員的成本高。

利害關(guān)系人

有許多這樣的例子:項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為他們的工作做得很好,項(xiàng)目取得了圓滿的成功,因?yàn)轫?xiàng)目按時(shí)在預(yù)算內(nèi)完成,卻發(fā)現(xiàn)客戶不滿意。實(shí)際上,決定項(xiàng)目成敗的是利害關(guān)系人,而不是項(xiàng)目經(jīng)理。因此,利害關(guān)系人的管理至關(guān)重要。

項(xiàng)目管理計(jì)劃應(yīng)確定所有利害關(guān)系人,以及確定如何管理他們的期待。在執(zhí)行過(guò)程中,按照計(jì)劃管理利害關(guān)系人非常重要。如有必要,可以對(duì)項(xiàng)目可交付成果進(jìn)行審查和審批,否則項(xiàng)目可能受阻,無(wú)法進(jìn)入下一個(gè)階段。

當(dāng)信息顯示利害關(guān)系人不滿意時(shí),必須采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行挽救。如果在項(xiàng)目期間必須變更利害關(guān)系人管理,那么應(yīng)更新項(xiàng)目管理計(jì)劃。

溝通

在計(jì)劃階段制定的溝通計(jì)劃是項(xiàng)目管理計(jì)劃的一部分,它確定了項(xiàng)目的溝通要求。進(jìn)度報(bào)告、投資者更新等事項(xiàng)必須按照計(jì)劃進(jìn)行。除此之外的任何溝通都是有必要的,特別是當(dāng)意想不到的問(wèn)題突然出現(xiàn)的時(shí)候。

質(zhì)量保證

在執(zhí)行階段,項(xiàng)目經(jīng)理必須審核項(xiàng)目所使用的與質(zhì)量有關(guān)的系統(tǒng)。范圍從小型項(xiàng)目的基本審查和檢查,到大型項(xiàng)目的全面外部審計(jì)。質(zhì)量保證與質(zhì)量控制同步進(jìn)行,質(zhì)量控制旨在衡量項(xiàng)目所產(chǎn)生的最終結(jié)果的質(zhì)量。

強(qiáng)化項(xiàng)目執(zhí)行的管理方法

項(xiàng)目管理既有科學(xué)的成分,又有藝術(shù)的成分。但是,什么是科學(xué)?什么是藝術(shù)?當(dāng)我們了解某件事物的程度不夠充分,不夠深入細(xì)致時(shí),該事物的藝術(shù)性較大,反之則科學(xué)性較大。

而技術(shù)則是藝術(shù)的解密者,而技術(shù)又來(lái)自于對(duì)細(xì)節(jié)的知識(shí)積累。我們可以據(jù)此去尋求更有效的項(xiàng)目管理理論和方法。

利用合適的現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件是個(gè)好方法。8MSaaS PM是目前市面上不可多得的實(shí)時(shí)交易型項(xiàng)目管理軟件(http://www.8msaas.cn/)。系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)對(duì)項(xiàng)目實(shí)時(shí)監(jiān)控,圍繞項(xiàng)目計(jì)劃,通過(guò)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)、問(wèn)題、質(zhì)量、成本等一系列的監(jiān)控,促成項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行合二為一,是非常理想的項(xiàng)目計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控工具。

1、完善的項(xiàng)目工作流

8MSaaS PM提供完整、靈活的項(xiàng)目管理工作流程,支持項(xiàng)目計(jì)劃創(chuàng)建的所有工作環(huán)節(jié)。項(xiàng)目經(jīng)理可以在系統(tǒng)上提交項(xiàng)目請(qǐng)求、搭建項(xiàng)目WBS架構(gòu)、制定實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃等。同時(shí),8MSaaS PM還支持對(duì)項(xiàng)目請(qǐng)求、項(xiàng)目計(jì)劃的在線審批,里程碑、可交付成果的管理,明確項(xiàng)目成員責(zé)任,極大地提升了工作效率。

2、實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的監(jiān)控平臺(tái)

8MSaaS PM基于實(shí)時(shí)的WBS頁(yè)面,項(xiàng)目的計(jì)劃、資源等十分清晰,利于項(xiàng)目成員互相監(jiān)督,促進(jìn)項(xiàng)目的執(zhí)行。

在項(xiàng)目執(zhí)行階段,系統(tǒng)支持項(xiàng)目成員提交可交付成果及填寫(xiě)完工率,并通過(guò)設(shè)置預(yù)警提醒以及逾期提醒等措施,確保項(xiàng)目按照預(yù)先的計(jì)劃開(kāi)展。同時(shí),8MSaaS PM還提供溝通管理功能,項(xiàng)目成員可以對(duì)項(xiàng)目存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的溝通,解決。

3、項(xiàng)目與業(yè)務(wù)一體化

8MSaaS PM支持項(xiàng)目從提議、合同到執(zhí)行的整個(gè)過(guò)程,在執(zhí)行的過(guò)程中,可管理報(bào)價(jià)與方案、里程碑與服務(wù)水平協(xié)議監(jiān)控,變更請(qǐng)求與影響追蹤、成本、收入及利潤(rùn)管理款條件,收款、發(fā)票管理、客戶滿意度及續(xù)約管建理等功能與服務(wù)。

項(xiàng)目執(zhí)行是項(xiàng)目管理的重要一環(huán),8MSaaS PM不僅能對(duì)于企業(yè)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程提供強(qiáng)大技術(shù)支持,還讓系統(tǒng)主動(dòng)服務(wù)整體業(yè)務(wù),讓項(xiàng)目成員擺脫日常工作空間限制和瑣碎事務(wù),實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的真正把控與運(yùn)營(yíng)管理!

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