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電子采購作為一種在線采購策略，在全球企業(yè)中越來越受歡迎。如今，越來越多的企業(yè)開始看到電子采購在效率方面勝過傳統(tǒng)采購。通過電子采購，由于與預(yù)先批準(zhǔn)的供應(yīng)商和貿(mào)易伙伴可以進行實時交互，因此無論地點和時間如何，采購和處理階段都得以簡化和加快。

采購審批也可以在線完成，訂單可以在幾分鐘內(nèi)完成，從而縮短了交貨時間。 在企業(yè)中，時間就是金錢，將電子采購納入你的采購策略必將為你節(jié)省大量時間和運營成本。但是，許多企業(yè)仍不清楚與電子采購相關(guān)的流程和風(fēng)險，需要關(guān)于如何利用這項新技術(shù)的建議和指導(dǎo)。

在本文中，我們來看看實施可靠的電子采購策略的七個步驟，這些策略將有助企業(yè)減少異常支出，促進合規(guī)并實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。

1、評估并記錄你當(dāng)前和期望的采購流程

多年來，傳統(tǒng)采購安排為你提供了相對較好的服務(wù)，但始終存在改進的空間。在開始對采購流程進行改進之前，必須對當(dāng)前使用的采購流程有一個清晰的概覽。為此，請評估并記錄采購流程的各個方面，包括不同任務(wù)的時間表、所涉及的供應(yīng)商、合規(guī)性檢查、付款方式等。隨后，考慮所需的采購安排，把它白紙黑字寫下來，這樣就有了一份參考資料。完成這些步驟后，你應(yīng)該對新的電子采購策略中需要包含哪些內(nèi)容有一個更清晰的了解，以最大程度提高業(yè)務(wù)采購流程的有效性和效率。

2、找出差距和彌補差距的解決方案

明確了當(dāng)前和期望的采購流程后，你現(xiàn)在可以開始確定當(dāng)前采購策略中的差距。各地企業(yè)都面臨著一些更常見的采購問題，包括不斷增長的成本、與供應(yīng)商有關(guān)的問題、意外或延誤的訂單以及不遵守采購政策。解決問題的第一步當(dāng)然是從一開始就識別并理解你所面臨的問題。一旦確定了采購策略中的所有差距和問題，便可以考慮采用解決方案。例如，采用不可靠的供應(yīng)商確實會擾亂采購周期，并可能導(dǎo)致你的業(yè)務(wù)收入降低。在這種情況下，解決方案很明確：你需要查看供應(yīng)商列表，并替換不符合要求的供應(yīng)商。

3、記錄實施電子采購系統(tǒng)的好處

列出實施電子采購系統(tǒng)的好處可以真正幫助管理人員接受。大修業(yè)務(wù)流程通常是一項“昂貴”的事務(wù)，因此要實現(xiàn)它，必須得到管理層的支持和參與。嘗試根據(jù)管理層認(rèn)為重要的內(nèi)容來整理你的福利清單，公司的底線通常是前提。如果你可以說服管理層相信實施電子采購系統(tǒng)具有成本效益，并在時間和資源方面為公司節(jié)省了成本，那么你更有可能獲得批準(zhǔn)以繼續(xù)執(zhí)行電子采購策略。

4、制定電子采購計劃和KPI

現(xiàn)在，你已經(jīng)清楚地了解了當(dāng)前和期望的采購流程，確定了采購策略中的問題，也了解了電子采購的好處，是時候考慮如何通過電子采購改進整個采購流程了。使用電子采購的優(yōu)點是什么?涉及哪些流程、成本和資源?在哪里可以找到有關(guān)電子采購流程的更多信息?應(yīng)該找誰來啟動電子采購計劃?這些只是制定電子采購計劃時需要問自己的一些問題。你還應(yīng)該為電子采購計劃設(shè)計KPI，以便更輕松地跟蹤電子采購策略的進度和有效性。重要的是，要了解你的電子采購計劃對整個組織結(jié)構(gòu)的影響，所以最好讓管理團隊和任何其他將受該計劃影響的利益相關(guān)者參與進來。

5、審查并選擇最佳的電子采購解決方案提供商

在選擇電子采購解決方案提供商時，務(wù)必要檢查企業(yè)的預(yù)算和要求。選擇供應(yīng)商時，價格可能是一個很大的考慮因素，但也不應(yīng)該成為決定因素。供應(yīng)商的可靠性可以對你企業(yè)的利潤產(chǎn)生重大影響，因此請務(wù)必對潛在的供應(yīng)商進行研究，重點是跟蹤業(yè)績記錄、專業(yè)知識和其提供的服務(wù)。合格的電子采購解決方案提供商可以大大減輕與采購流程、提交的管理和評估以及供應(yīng)商基礎(chǔ)管理相關(guān)的巨大行政負(fù)擔(dān)。

6、制定可優(yōu)化資源的實施計劃

選擇了能夠滿足公司的采購需求的電子采購解決方案提供商后，即可開始實施電子采購計劃。但是，實施過程也需要仔細(xì)考慮。在開始之前，請確保你有足夠的資源來順利實施電子采購計劃，尤其是在涉及到你的員工時。在這種情況下，你的IT人員將是管理電子采購流程中投入最大的人員，因此請確保優(yōu)化資源以有效實施。不要讓成功實施電子采購策略的關(guān)鍵人員負(fù)擔(dān)過重。確保溝通渠道暢通，每個人都知道他們的角色和職責(zé)——如果可能的話，還應(yīng)聯(lián)系電子采購解決方案提供商以尋求幫助。

7、交付和衡量收益

隨著電子采購流程的成功實施，有必要跟蹤未來幾個月的整個策略和流程。企業(yè)需要知道他們在電子采購上的投資是否物有所值，而只有在跟蹤和衡量電子采購策略的進度時，才能清楚這一點。在衡量該策略成功與否時，請記住早先制定的KPI，并注意過去幾個月的執(zhí)行過程中出現(xiàn)的所有問題。

收集到的數(shù)據(jù)和信息可根據(jù)需要進行改進，并減輕由電子采購問題引起的風(fēng)險。通常，一家企業(yè)的電子采購策略應(yīng)該是整體的，并與整體采購策略相結(jié)合，以確保實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。

綜上，在采購策略的指引下，企業(yè)還需要借助先進的采購系統(tǒng)，確保采購核心價值的實現(xiàn)。一個先進的采購系統(tǒng)，其先進性體現(xiàn)在三個方面：①早期參與機制;②供應(yīng)商關(guān)系發(fā)展;③ 采購信息系統(tǒng)建設(shè)。受業(yè)界廣泛認(rèn)可的8MSaaS SRM電子采購系統(tǒng)(http://www.8msaas.cn/purchase/StraightThrough.html)具備這些先進性功能模塊，通過全流程電子化，可追溯、可監(jiān)督，為企業(yè)提供了一個可知、可視、可控的創(chuàng)新采購管理模式。

8MSaaS SRM電子采購系統(tǒng)從客戶需求的源頭開始控制企業(yè)的采購需求與計劃，令每一個采購需求量都有據(jù)可依。同時幫助企業(yè)建立完善的供應(yīng)商信息庫，實現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商信息互通，有利于最大利益化的決策，及早調(diào)整采購計劃，跟供應(yīng)商對接。

通過建立健全的供應(yīng)商評價體系，8MSaaS SRM對供應(yīng)商行為進行多維度評估，以支持招標(biāo)方對供應(yīng)商的淘汰決策，不斷優(yōu)化企業(yè)可利用供應(yīng)商資源結(jié)構(gòu)，有助建立優(yōu)質(zhì)的可持續(xù)合作的供應(yīng)商關(guān)系。

系統(tǒng)對采購每個環(huán)節(jié)進行嚴(yán)密的跟蹤與管理，從需求到交付全過程實現(xiàn)招采電子化和自動化。企業(yè)各項招標(biāo)投標(biāo)信息可在8MSaaS SRM采購系統(tǒng)集中管理，更方便查找，所有信息具有關(guān)聯(lián)性與實時性。

全球經(jīng)濟競爭日趨白熾化，促使企業(yè)經(jīng)營的采購策略規(guī)劃與管理也越來越受到重視，如何制定企業(yè)未來發(fā)展的最佳采購策略，并付諸實施，無疑是企業(yè)決策者必須面對的重大問題。希望本文能給大家?guī)砀鄦l(fā)。

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