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招采部門可能不是醫(yī)療機構中最耀眼的領域，但它的新技術投資可以對病患護理和財政業(yè)績產生重大影響，通過電子招采可以有效節(jié)約醫(yī)療成本。

按照傳統(tǒng)，招采團隊要花無數個小時手動訂購物資;在某些醫(yī)院，員工每次拿東西都要走一遍流程，但在緊急情況下這很難實現;庫存沒法總是準確上報，或者庫存總是不足，最終導致手續(xù)延期和成本增加。

因此，招采部門非常贊成數字化轉型，轉向電子招采系統(tǒng)(http://www.8manage.cn/supplier/tender.html)。大多數的部門主管表示，這將對他們的供應鏈產生影響。但目前企業(yè)自動化流程還沒有全面普及，招采主管必須向醫(yī)療機構的財務部門證明自動化的價值，才能提高流程效率。

分解成本節(jié)約

財務部門最關心的是一件事：企業(yè)的財務底線。如果應用程序沒有很好的財務意義，也就沒有商業(yè)意義。在醫(yī)療保健行業(yè)尤其如此，利潤率壓力可能導致短期投資縮水，而這些短期投資將在長期內獲得回報。

這種節(jié)約使得招采部門很難立即證明自動化項目的合理性。但他們可以通過展示技術如何降低成本、風險和浪費來證明其價值，尤其是在數據管理方面。招采系統(tǒng)中的數據質量至關重要，系統(tǒng)之間的數據傳輸也是如此。

以往招采專業(yè)人員通常依賴于手動、重復的工作區(qū)。從表面上看，對于采購專業(yè)人員來說，打開一封電子郵件，在附件中下載一份Word文檔，找到一條關鍵信息，將這些數據輸入系統(tǒng)，這似乎不是一種負擔。但是，如果你考慮到重復執(zhí)行該任務所需的時間，就會明白這導致他們損失大量的工作時間，并容易發(fā)生人為數據輸入錯誤的情況。

繁重而昂貴的手動活動給現代醫(yī)療機構帶來了壓力，而自動化是解決這些重復性問題的答案。下面我們將以8Manage SRM電子招采系統(tǒng)為例，詳細了解電子招采自動化幫助醫(yī)療機構節(jié)省招采成本的三種方式。

① 供應商數據管理

醫(yī)療保健領域普遍存在著一個問題：大多數招采組織在不同的供應商中接收各種格式的數據，然而供應商記錄太多，無法主動維護主數據。

醫(yī)療招采部門在這方面很有負擔，因為對藥品、設備和其他重要物資進行維護和登記的精確性實際上意味著生與死的差別。雪上加霜的是，供應商數據容易發(fā)生變化，手動更新的錯誤率自然很高。

好在高效的8Manage SRM電子招采系統(tǒng)自動化可以應用于檢查供應商的聯系信息。舉個例子，招采部門在其供應商記錄中發(fā)現26.4%的錯誤率。為了糾正這些錯誤，8Manage SRM電子招采自動化會向這些供應商發(fā)送一個標準的網頁表單，請求更新信息。隨后更新記錄系統(tǒng)，不需要任何手動數據輸入。

將26.4%的錯誤率乘以系統(tǒng)中的供應商數量，使用保守的100美元的錯誤成本估值，就能得到每1,000個供應商節(jié)省2.64萬美元成本的保險估算。

② 采購訂單處理

從輸入請購單到多級審批，再到最終轉換，完全處理采購訂單(PO)的總成本很容易被低估。但是8Manage SRM電子招采系統(tǒng)可以分析現有數據，估計訂單審批通過的可能性，然后自動審批高于預定置信水平的訂單。所以，要計算潛在的節(jié)省，可以從采購訂單處理成本開始。

舉個例子，我們使用報告的中值和世界級值，分別為162.08美元和35.88美元。這些價值的差異給我們提供的節(jié)省值，每個采購訂單節(jié)省126.22美元。將此值乘以企業(yè)在一年內處理的PO數量，計算出每1000個PO每年可節(jié)省12.622萬美元。

同樣，擁有機器學習功能的8Manage SRM也可以被應用于預測性排序，這在醫(yī)療保健行業(yè)是一個特別有價值的好處，因為突發(fā)情況的性質使得很難估計每個月需要多少給定的物資。醫(yī)療機構往往會在準備階段過多訂購物資，但這會導致庫存過期和計劃無效。

8Manage SRM幫助醫(yī)療機構輕松地處理不同類型的采購需求，若需要采購的物料有庫存，可優(yōu)先使用現有庫存。系統(tǒng)實時審計存貨并檢測最低庫存，自動提醒相關人員進行補貨，讓醫(yī)院不再缺少設備和藥品，從而避免緊急采購情況的發(fā)生。這能大大減少用于庫存盤點、訂購和跟蹤過期物品的時間。

③ 增加管理下的支出

自動化使你的企業(yè)能夠利用來所有系統(tǒng)的數據，進行更好的支出分析。這些報告可以完全自動化，并與正確的決策者共享，以便快速獲得審批。有研究報告表明，增加管理下的支出(SUM)，每多花一美元，可以節(jié)省6%到12%。

在本例中，我們使用Chief Purchasing Officer Rising研究報告的數據——SUM平均為53.6%，世界級的SUM平均為89.1%，這些數字之間的差異是提高你的SUM的潛在機會。乘以上述每一美元的最低儲蓄額(6%)，就可以得到你總支出中每一美元的潛在儲蓄額。通過提高SUM， 在每1000萬美元的年度支出中，企業(yè)平均可以節(jié)省21.3萬美元。

8Manage SRM電子招采系統(tǒng)支持在合同下進行費用的預算以及記錄實際開支，成本信息資源可以共享。系統(tǒng)幫助醫(yī)院加強財務內部審計，全面監(jiān)督醫(yī)院的財務活動，強化風險防范，減少資金損失。

對于任何現代醫(yī)療招采部門來說，數據是做出積極、知情的支出決策的關鍵。在手動完成工作的組織中，醫(yī)生和保險公司工作人員獨自進行決策——通過電話和面對面溝通。但當所有的財務數據無縫流動時，SUM和效率以及病人護理都得到了改善。

④考慮自動化的人為因素

招采部門都是有價值的、技術熟練的專業(yè)人員，但人類員工并非永不犯錯。在醫(yī)療保健行業(yè)，86%的錯誤都屬于行政方面。比如浪費時間、無意中引入錯誤等等，這些都會打擊他們的士氣，并影響他們對公司的貢獻。

相反，使用自動化的員工有時間關注工作中的人為因素，比如建立聯系和改善客戶體驗。即使你的醫(yī)療保健公司只能將招采過程中的一個步驟自動化，這對員工來說也少了一件煩人的事。

自動化對招采部門的好處并不會都在一夜之間發(fā)生，但正確的電子招采系統(tǒng)的應用，確實能夠減輕醫(yī)療機構日常工作強度、提高采購效率并節(jié)省醫(yī)療成本，更好地為臨床醫(yī)療、科研、教學工作服務，對促進醫(yī)療機構和諧穩(wěn)定的發(fā)展起著至關重要的作用。聯系我們獲取更多節(jié)約采購成本的自動化解決方案吧。

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